Laiko valdymas: kaip viską padaryti laiku?

Daugelis žmonių nuolat skundžiasi laiko stoka. Noriu turėti laiko atlikti daugybę užduočių, bet nieko neįvyksta. Dėl to kaupiasi nervinė įtampa, pablogėja santykiai su artimaisiais. Jei nieko nebus daroma, laikas praeis kaip smėlis. Ir tada tu gali prarasti viską, kas brangiausia: darbą, draugus, šeimą. Kad taip nenutiktų, turite išmokti paskirstyti savo potencialą tinkamai atlikti įvairius dalykus.

Laiko planavimas yra labai specifinis procesas. Jį sudaro kontroliuoti laiką, kurį asmuo praleido bet kokiai veiklai... Tuo pačiu metu jie sąmoningai įtraukia efektyvumą į šį procesą. Tai reiškia, kad čia naudojami tokie metodai kaip tikslų nustatymas, išlaidų stebėjimas ir prioritetų nustatymas. Laiko valdymas yra menas, būtinas bet kokio verslo pažangai.

Šis veiksnys apima tokią sąvoką kaip darbo laiko trūkumas. Atsiranda, kai neraštingai organizuojamas aktyvus procesas. Tai turi įtakos darbo kokybei ir efektyvumui.

Laiko problemos darbe atsiranda tada, kai iš esmės nėra išsprendžiamos kai kurios svarbios užduotys.

• Kai žmogus nežino aiškaus grafiko tavo artėjančią darbo dieną.
• Kada suplanuoti darbai neatliekami laiku, ir dėl to aktyvios akimirkos persidengia viena ant kitos. Tokiu atveju asmuo yra priverstas atlikti tarnybines pareigas namuose. O tai reiškia, kad laikas, kuris buvo skirtas namų ūkio reikmėms (skalbimui, valymui), slenka.
• Tai atsitinka dėl to jėgų išsklaidymo. Tada tam tikri punktai paliekami be deramo dėmesio.
• Nesvarbūs reikalai atitraukti dėmesį nuo pagrindinio darbo.
• Žmogus nuolat skubantis todėl labai pavargęs.
• Jei darbuotojas neatitinka užimamų pareigų, tada jis taip pat turi problemų su laiku.
• Kada nėra motyvacijos visaverčiam darbui.
• Individualus negali suderinti savo poreikių su galimybėmis.

Bet kuriam žmogui aišku, kad laiko valdyti negalima, bet jį galima panaudoti efektyviai.

Šis terminas taip pat reiškia visų laiko išteklių apskaitą, paskirstymą ir greitą apytikslį projektavimą.

Kai gyveni pagal principą „daryk daugiau ir dirbk mažiau“, gyvenimas tampa turtingas. Gali būti lavinamas gebėjimas valdyti laiką.

Kai žmogus siekia viską aprėpti iš karto, nesivargdamas planuodamas ir nekontroliuodamas situacijos, laikui bėgant iškyla problemų. Tada jam atrodo, kad brangios valandos eina ir švaistomos.

Todėl būtina iš esmės žiūrėti į pajėgų ir išteklių, prisidedančių prie įvairių reikalų įgyvendinimo, paskirstymo procesą. Jei viskas tinkamai paskirstyta, tada viską galima padaryti laiku.

Tai neabejotinai svarbus dalykas. Pirmiausia reikia sukurti tam tinkamą aplinką. Jei mes kalbame apie darbo vietą, pirmiausia turėtumėte čia apsupkite save maloniais dalykais ir pašalinkite iš akių visus nereikalingus dalykus. Tai taikoma tiek materialiems, tiek nematerialiems momentams.

Virš stalo galima sumontuoti specialią lentą su magnetais. Kiekvieną dieną turėsite sudaryti įvairių veiklų įgyvendinimo planą, kuriame viskas bus suskaičiuota per minutes.

Ir prisimink tai ši veikla yra ilgalaikio planavimo. Reikia priprasti. Susikoncentruokite į savo darbą ir tai nebus jums našta.

Tą patį galima pasakyti ir apie buities darbus, kuriuos turite atlikti kasdien. Tokiu atveju taip pat verta susidaryti konkretų planą. Todėl sukurkite jį ir padėkite jį su magnetu ant šaldytuvo.

Pavyzdžiui, tarkime, kad vakare po darbo planuojate išsiskalbti nešvarius skalbinius. Šiuolaikiniai žmonės naudoja specialias mašinas. Todėl nereikia gaišti laiko pačiam skalbimui. Šiuo klausimu svarbiausia nepamiršti įvykdyti plano, būtent: įdėkite skalbinių ir įjunkite įrenginį. Ir tada jis atliks visą darbą pats. Tuo tarpu skalbiniai bus skalbiami mašinoje, galima prisiūti nuplėštą sagą arba nuskusti bulves.

Netgi reikia susiplanuoti, ką valgysite vakarienei. Patiekalus, kuriuos gamina labai ilgai, geriausia atidėti savaitgaliui. Darbo dienomis tinka paprastesni receptai.

Norint įvykdyti šią sąlygą, būtina nustatyti pagrindines veiklos sritis. Pavyzdžiui, pabandykite išsirinkti svarbiausias užduotis ir įtraukite jas į svarbiausią sąrašą.

Pavyzdžiui, ką tik atėjusį mėnesį norisi per daug įvykdyti planą ir pagerinti savo veiklą. Jeigu esate pardavimų vadybininkas, tuomet reikia susikurti tikslą, būtent: įvairiais pasiūlymais paskambinti ne tik jau sukurtai klientų bazei, bet ir pritraukti į šį procesą dar daugiau Jūsų veikla besidominčių žmonių.

Tam jums reikia nurodyti apytikslį pelningumo rodiklį, kuris neabejotinai padidės dėl taikomų priemonių. Tai bus jūsų tikslas ir tuo pačiu laukiamas rezultatas.

Maždaug tokia pati veikla gali būti vykdoma, jei ateinantį mėnesį norite turėti laiko atlikti tam tikras užduotis, kurios pagerins jūsų gyvenimą ir įgyvendins asmeninius tikslus, pavyzdžiui, susiremontuoti butą atostogaujant.Dažnai nutinka taip, kad žmonės suplanavo viena, tačiau rezultatas būna visai kitas.

Pirmas dalykas yra grynųjų pinigų išlaidos. Nuspręskite dėl jų. Tada detaliai surašykite visas veiklas, kurias reikia atlikti, ir vizualizuokite rezultatą. Norėdami tai padaryti, ant šaldytuvo galite pakabinti piešinį, kuriame bus nurodyti visi atlikti darbai.

Pavyzdžiui, pirmąją atostogų dieną užsisakysite visas reikalingas medžiagas, kurios bus naudojamos apdailai. Jei tam reikia skirti daugiau laiko, paskirkite jį.

Užsakymo gavimas iš technikos parduotuvės užtruks dar vieną dieną. Reikia patikrinti visus reikalingus komponentus ir nustatyti jų laikiną vietą. Gerai pagalvokite apie šį klausimą ir nuspręskite dėl atlikto darbo rezultato.Tada planuokite visus savo veiksmus eilės tvarka. Pavyzdžiui, visiškai pasiruošę remontui, kalbant apie importuotas medžiagas, kiekvieną dieną užsirašykite patys atlikdami namų ruošos darbus.

Staiga kažkas negerai, ir viena iš manipuliacijų užtruks šiek tiek daugiau laiko, nei buvo planuota anksčiau. Pavyzdžiui, galite jaustis blogai ir prireiks kelių dienų, kol atsigausite.

Šis renginys turi būti vykdomas pačiu kruopščiausiu būdu. Geriausia tai padaryti ant popieriaus lapo ir padėti jį labiausiai matomoje vietoje.

Ir prisimink tai šios taisyklės turėtų būti taikomos tiek darbo pareigoms, tiek namų ruošos darbams. Tiems, kurie yra šiek tiek išsiblaškę, turite suplanuoti visus veiksmus minutėmis. Kad nepamirštumėte, jog esate ribotas laikas, įsidėkite „priminimus“ į telefoną ar žadintuvą. Baigę užduotį išbraukite ją iš sąrašo.

Šis svarbus punktas turi būti atliktas ypač atsargiai, kitaip išeikvosite maksimalią energiją, pavargsite, gaišite laiką, o užsibrėžto tikslo nepasieksite.

Po pietų jausitės patenkinti savo darbu. Šis veiksnys sumažins stresą ir nusiteiks teigiamai.

Darbe ši parinktis yra būtina. Be bendrojo veiksmų plano, sudarykite dar vieną – papildomą. Tikslų nustatymo plane nurodykite taškus, kuriuos turite užbaigti „čia ir dabar“. Ir tada tegul viskas vyksta mažėjančia svarbos tvarka.

Tarkime, jūs jau pradėjote planuoti, o tai reiškia, kad jau žinote, kiek laiko reikia atlikti konkrečiam darbui. Todėl galite nesunkiai nuspręsti, kiek laiko turite skirti konkrečiam renginiui.

Žinoma, jei peržengsite savo ribas, negausite rezultatų, kurių tikitės iš veiklos, vadinamos laiko planavimu. Visa tai įvyks dėl banalios priežasties. Tiesiog jūsų smegenys yra vadinamasis kompiuteris. Jei jo funkcijos yra pernelyg didelės, ji paprasčiausiai žlugs, o vietoj efektyvaus darbo gausite įtemptą situaciją.

Kiekvienas, net ir labai užimtas žmogus, turėtų skirti laiko savo asmeniniams poreikiams.

Šio veiksmo dėka pailsėsite ir susitvarkysite savo išvaizdą.

Jų yra labai daug, tačiau populiariausi – Eizenhauerio matrica ir vadinamasis Stepheno Covey dienoraštis. Apsvarstykime juos eilės tvarka.

Pirmasis yra Eizenhauerio matricaleidžiantis naudoti saviorganizacijos metodus. Matricos dizaineris visada buvo labai užsiėmęs, todėl jis sugalvojo matricą, kuri padės jums maksimaliai išnaudoti savo laiką. Šis išradimas atrodo kaip 4 kvadratai, kurių pagrindas yra dviejų ašių pavidalu. Kiekvienas iš jų fiksuoja vykdytinas veiklas. Taip atsiranda diagrama, kuri parodo, kuriuos dalykus reikia atlikti pirmiausia, o kuriuos vėliau.

Į „A“ skyrių visada patenka skubūs reikalai, kuriuos reikia atlikti per dieną. Atminkite, kad šis skyrius beveik visada turi būti tuščias. Jei jis dažnai pildosi, tai parodys, kad esate netvarkingas žmogus.

„B“ skyrius susideda iš ne itin skubių, bet labai svarbių atvejų. Šiame skyriuje rašomi atvejai visada turi būti teikiami aukščiausią prioritetą. Manoma, kad jei užsiimsite tik verslu iš šios dalies, savo veikloje pasieksite didelę sėkmę.

„C“ skyriuje pateikiami atvejai, kurie gali atitraukti dėmesį nuo pagrindinės veiklos. Dėl jų žmogui sunku susikaupti. Tai įvairūs šventiniai renginiai, susitikimai su nesvarbiais asmenimis ir panašiai.

Skyriuje „D“ yra tie dalykai, kurių apskritai neverta daryti. Jie „suvalgo“ brangų laiką. Tai pokalbiai su draugais, nereikalingas susirašinėjimas socialiniuose tinkluose ir daug daugiau.

Teisingai naudodami matricą išmoksite nesiblaškyti dėl smulkmenų ir teisingai tvarkyti savo laiką.

Yra ir kitų technikų, pvz. Stepheno Covey dienoraštis. Jo taikymas moko teikti pirmenybę. Pasinaudoję autoriaus patarimais galite įgyti itin efektyvaus žmogaus įgūdžių. Iš dienoraščio sužinosite, ką reiškia terminas „laiko valdymas“ ir kaip pasiekiami prioritetiniai tikslai. Norėdami tai padaryti, turite taikyti keturių aukštų planavimo metodą. Grandinė yra trikampio formos. Padalijame į 4 dalis ir, pradedant nuo pačios viršaus, į kiekvieną dalį įrašome:

• planuoti kiekvieną dieną;
• planuoti kas savaitę;
• nusistatyti tikslus;
• apibrėžti vertybes.

Taip sukursite asmeninę produktyvumo piramidę. Dabar pažvelkime į kiekvieną elementą atskirai.

• Pačiame pirmajame elemente yra vertybių apibrėžimas. DŠie dalykai mums yra patys svarbiausi. Visas mūsų gyvenimas susideda iš jų. Todėl jie yra pačiame piramidės pagrinde.
• Po šio taško ateina kitas. Sutilpti į jį numatytus tikslus
• Daugelis planuodami bylas deda lygybės ženklą tarp visų bylų. Jūs negalite to padaryti. Jei norite pabrėžti didžiausią jų skaičių, planuokite savo veiklą kas savaitę. Padarykite vadinamąjį savaitinį kompasą. Pagrindinis jo klausimas turėtų būti apie svarbius šios savaitės reikalus.
• O pati produktyvumo viršūnė yra punktas „planuoti kasdien“... Čia galite patikrinti anksčiau sudarytus susitarimus, sudaryti realų darbų sąrašą ir nustatyti prioritetus.

Baigdami pažymime, kad gyventi reikia vadovaudamiesi savo pagrindinėmis vertybėmis. Tam būtina juos paaiškinti.

Tada apibrėžkite savo asmeninius įsipareigojimus. Norėdami tai padaryti, suskirstykite tikslą į kelias dalis.

Supratimas, kad paroje yra tik 24 valandos, padės išspręsti šią problemą. NSkad laikas turi būti skirstomas tam tikru būdu.

• Darbo diena trunka apie 8 valandas... Iš jų veiksmingiausiomis laikomos maždaug 5 valandos. Likęs laikas dažniausiai skiriamas ne itin efektyviai veiklai. Darbuotojų pokalbiai, pokalbiai telefonu abstrakčiomis temomis ir kt.
• Pietų pertrauka trunka 1 valandą.
• Į į darbą ir atgal, vieni skiria pusvalandį, kiti – net 3 valandas.
• Kai žmogus grįžta namo, jis eina toliau į buities darbų įgyvendinimą. Jie trunka apie 5 valandas.

Atlikę paprastus skaičiavimus matome, kad užimtas žmogus turi labai mažai laiko miegoti.

Neapsieisite be kelionės į parduotuvę. Norėdami paruošti maistą, turite nusipirkti bakalėjos. Visgi yra atvejų, kuriuos galima pavadinti „tuščiomis“. Apsvarstykime juos eilės tvarka.

• Pirkti be pinigų. Tokios kelionės sukelia ir protinį, ir fizinį nuovargį. Jūs nusiviliate dėl pinigų stygiaus ir gana pavargstate. Po tokių krūvių efektyvus aktyvumas sumažėja.
• Žiūrėti televizijos programas, kurios neneša jokios semantinės informacijos.
• Susirašinėjimas ar kitoks bendravimas internetu... Tai dažnai tuščios kalbos.

Šis sąrašas yra daug daugiau nei išvardyti punktai. O daugelis be reikalo ir be reikalo praranda brangias valandas, kurias būtų galima panaudoti kitiems, svarbesniems reikalams.

Tada reikia „imti protą“ ir sukurti laiko paskirstymo technologiją. Tai turėtų sudominti visus be išimties. Ir net motinystės atostogose esančios moterys ir namų šeimininkės.

Dabar pažvelkime į konkrečius patarimus.

• Gaukite paprastą užrašų knygelę kur visos jūsų kasdienės užduotys bus įrašomos taškas po taško. Tai padės tinkamai organizuoti savo veiklą.
• Tu gali naudoti neurolingvistinio programavimo metodu. Būtent: jūs turite rasti momentą, kuris jus paruoštų darbui. Tokio pobūdžio pratimai reiškia savotiško „paspaudimo“ atsiradimą. Pavyzdžiui, kiekvieną kartą pradėdami darbą naudokite tą pačią mėgstamą muziką. Laikui bėgant pripras ir prie to, ir prie darbo. Tam tikra melodija bus siejama su darbu.
• Būtinai pailsėkite. Patikėkite, jei pavargęs žmogus verčiamas dirbti, tai jo veiksmų efektyvumas gerokai sumažėja.
• Dar viena technika, kurią sugalvojo prancūzai. Daryk sunkios užduotys ryte, o likusios – po pietų.

Veiksmingą laiko naudojimą galima kontroliuoti. Tam yra tam tikrų gudrybių.

• Pagrindinė klaida – planuoti kiekvieną dienos minutę.... Būtina atsižvelgti į nenumatytas aplinkybes. Taigi palikite šiek tiek laisvo laiko. Tai leis jums skirti brangių minučių staigioms problemoms spręsti.
• Išmokite pasakyti „ne“, kai manote, kad to reikia. Kartais susiduri su žmonėmis, kurie savo problemas bando perkelti ant kitų pečių. Todėl reikia mokėti tokių žmonių atsisakyti.
• Planuoti tavo atostogos.