Eizenhauerio matrica – teisingas laiko naudojimas

Mūsų beprotiškai greitai besivystančiame amžiuje atrodo, kad laikas ne šiaip slenka, o lekia viršgarsinio lėktuvo greičiu. Tokiame įvykių ir dienų cikle, apkrautame gausybe reikalų ir planų, dažnai negalime įgyvendinti nė pusės to, kas buvo suplanuota. Ir aš noriu viską suspėti. Kaip teisingai panaudoti laiką naudojant Eisenhowerio matricą, mes apsvarstysime išsamiau.

Laikas yra viskas, ką mes turime. Gerai ar blogai gyvename savo gyvenimą, tiesiogiai priklauso nuo to, kaip ir kam leidžiame mums skirtą laiką. O tie, kurie svajoja, kad savo kelyje galėtų daug nuveikti, kaip taisyklė, išmoksta efektyviai tvarkyti savo laiką. Laiko valdymas (laiko valdymas) yra ne kas kita, kaip planavimas. Būtent jis padeda nustoti jaudintis dėl kartėlio jausmo, kad laiko trūksta, kad jo labai trūksta ir dėl to nėra laiko ką nors veikti.

Kadaise garsus Amerikos karinis ir politinis lyderis Dwightas Davidas Eisenhoweris, kuris buvo ir JAV prezidentas, rimtai ėmėsi efektyvaus planavimo problemos sprendimo. Ir jam pavyko rasti šios problemos sprendimą, jis netgi sugalvojo savo laiko valdymo sistema.

Taip jau susiklostė, kad žmogaus smegenys lengviau ir geriau suvokia susistemintą informaciją, tai yra suneštą į tam tikrą sistemą, suskirstytą į lentynas. Kartu būtų malonu šias lentynas vizualizuoti, paversti vizualiomis, pavyzdžiui, pasitelkus kokias nors schemas ar diagramas.Būtent šiuo atvejų paskirstymo principu grindžiama Eizenhauerio matrica, kuri yra vienas iš pagrindinių efektyvaus laiko valdymo teorijos metodų.

Reikalų ir veiksmų plano vizualizacija naudojant matricą yra labai paprasta. Ant popieriaus nubrėžkite kvadratą, padalykite jį dviem statmenomis linijomis į keturias lygias paraštes. Turėtumėte gauti langą su grotelėmis kryžiaus pavidalu. Šiose srityse jūsų reikalai bus suskirstyti į 4 grupes, kurių kiekviena priklausys nuo svarbos / nesvarbumo ir skubumo / neskubumo ženklų. Laukai, suformuoti iš tiesių susikirtimo, vadinami kvadrantais (matematinė sąvoka) ir žymimi taip:

• A kvadrantas (svarbios ir skubios užduotys);
• B kvadrantas (svarbios, bet ne skubios užduotys);
• S kvadrantas (ne svarbios, bet skubios užduotys);
• D kvadrantas (nesvarbios ir neskubios užduotys).

„Eisenhower Matrix“ turi ir privalumų, ir trūkumų. Apibūdinkime abu ir pradėkime nuo privalumų.

• Nepaisant pavadinimo „matrica“, kuris reiškia kažką sudėtingo, sistemą iš tikrųjų labai lengva suprasti ir be jokių sunkumų pritaikyti.
• Atvejai, tikslai ir uždaviniai suskirstyti tik į 4 kategorijas, tai padeda jose geriau orientuotis.
• Užduočių paskirstymas pagal skubos ir svarbos kriterijus leidžia nustumti neskubus ir nesvarbius reikalus į antrą planą, taip iškeliant svarbius ir skubius. Taip vyksta atvejų analizė ir filtravimas. Pašalinami tie, kuriems visai nereikia skirti laiko.
• Pagrindinis privalumas yra tas, kad matrica leidžia kuo efektyviau sunaudoti laiką, o tai savo ruožtu leidžia viską atlikti laiku.

Taip pat yra šios sistemos trūkumų.

• Matrica yra neveiksminga ilgalaikiam planavimui. Tinka atlikti einamuosius reikalus arba tuos, kurie skaičiuojami artimiausiai ateičiai.
• Kai nėra dienos tikslų, tada ir nereikia taikyti tokios sistemos.
• Norėdami efektyviai naudoti matricą, turite greitai ir tiksliai paskirstyti tikslus į grupes. Norint tai padaryti, reikia suprasti, kuriam iš jų galima priskirti „svarbų“ laipsnį, o kurie tikslai nėra labai svarbūs, kuriuos reikia įgyvendinti skubiai, o kurie – neprivalomi. Toks mokymas užtrunka, tai yra, matrica pradeda „veikti“ ne iš karto, tačiau tai yra minusas.
• Ir dėl ankstesnės pastraipos gali būti klaidų priskiriant atvejus tam tikrai būsenai.

Išsamiau apsvarstykime kiekvieną matricos kvadrantą.

Jei esate planavimo meistras, tada A kvadrantas bus tuščias. Jei jame yra atvejų, tai rodo jūsų prastą organizaciją. Jūs pripažįstate išsilavinimą skubotų darbų ir užsikimšimų klausimais. Šios nuotraukos priežastis, kaip taisyklė, yra tinginystė.

Arba neteisingai nustatote prioritetus. Žinoma, kartais tokios situacijos yra leistinos, bet kai tai stebima sistemingai, tuomet tiesiog būtina dirbti su asmenine savidrausme. Kad A kvadranto mada „nusistotų“, reikia laiku susidoroti su likusiuose laukeliuose įvestomis užduotimis.

Tačiau nedidelį darbų sąrašą A kvadrante vis tiek galima sudaryti. Gali būti:

• sveikatos problemos;
• poelgiai, kurių nesėkmė gali išprovokuoti problemų atsiradimą, pabloginti gyvenimo kokybę, kelti grėsmę šeimos ir darbo gerovei;
• atvejai, kurių nesėkmė gerokai apsunkins pagrindinių tikslų siekimo kelią arba lems jų nesėkmę;
• išėjimas iš įvairių avarinių ir krizinių situacijų.

Jei vis dėlto šiame kvadrante turite daug taškų, pasistenkite juos pašalinti. Ir nepamirškite, kad kai kurių dalykų iš svarbių ir neatidėliotinų sąrašo įvykdymas gali būti perduotas, perduotas vienam iš patikimų asmenų, nebūtina visą visų reikalų naštą užsikrauti tik sau.Šis metodas padės greičiau susidoroti su A kvadranto pilnumu.

Stebėjimai rodo, kad žmonės, kurie pirmenybę teikia problemų sprendimui iš B kvadranto, tampa sėkmingiausiais, greičiau kopia karjeros laiptais, yra labiausiai finansiškai turtingi, nestokoja laiko, gyvena harmoningą, pilnavertį gyvenimą. Neskubios užduotys priklauso perspektyviausių ir prioritetinių kategorijai, o jei žmogus joms skiria pagrindinį dėmesį, tada jam viskas pavyksta.

Reikėtų nepamiršti, kad dėl skubos stokos B grupėje nubrėžtų punktų įgyvendinimas kartais vėluoja ir jie pereina į A grupę, kur jau reikės greitai reaguoti. Jei svarbias, bet ne itin skubias užduotis spręsite palaipsniui ir reguliariai, šis procesas vyks ramiai ir efektyviai. Į tokį verslą reikia žiūrėti atsakingai, o skubos stoka leidžia visiškai kontroliuoti bylos eigą, visas detales suderinti iki idealo, aiškiai apgalvoti visus veiksmus ir taip galiausiai gauti produktyvų rezultatą.

Eizenhauerio matrica pirmiausia moko mus teisingai nustatyti prioritetus. Tai reiškia, kad planuojant svarbiausias dalykas yra gebėjimas atskirti svarbius dalykus, vedančius į didelius tikslus, nuo antraeilių. Užduotys, kurias reikia įtraukti į C grupę, nėra svarbios, iš esmės atitraukia dėmesį nuo pagrindinių bylos tikslų, neprisideda prie pažangos, o priešingai – tik lėtina kūrimo procesą. Dažnai jie trukdo sutelkti dėmesį į svarbių tikslų siekimą ir taip sumažina būtojo laiko veiksmingumą.

Nepainiokite skubių reikalų iš C lauko, kurie yra nesvarbūs, su skubiais reikalais iš A lauko, kurie yra tiesiog nepaprastai svarbūs. Tai, kaip taisyklė, veda prie to, kad tai, kas tikrai svarbu, lieka antrame plane. Ryškus tokios situacijos pavyzdys gali būti kažkieno iš išorės primesti, tau nereikalingi susitikimai arba tušti ilgi pokalbiai, ėjimas į vakarėlius ir šventes, į kuriuos kviečiami tau neįdomūs žmonės, kai kurie. buities darbai, buitinės technikos gedimas ir panašiai. Taip, tai turi būti padaryta skubiai, tačiau šių užduočių sprendimas nėra gyvybiškai būtinas, o jų nesėkmė nesukelia problemų.

Šios grupės užsiėmimai nieko neduoda, priešingai – gali pakenkti. Juos reikėtų stengtis atidėti vėlesniam laikui, o geriau iš viso jų nepaisyti. Tačiau priešą reikia pažinti iš matymo – tokių „kenkėjų“ D laukelyje tikrai reikėtų sudaryti sąrašą, nes būtent tokia veikla „suvalgo“ mūsų laiką. Būtent šie dėklai savo paprastumu taip vilioja ir patrauklūs daugeliui žmonių ir žada suteikti atsipalaidavimą bei malonumą, praleisti laiką saldžioje palaimoje.

Tokios šių „bylų“ savybės sukelia didžiulę pagundą su jais susidoroti pirmiausia ir tegul, kaip sakoma, visas pasaulis lauks. Ištrūkti iš tokių pseudoatvejų sūkurio gali būti be galo sunku, nes jie tikrai užtempia žmogų. Tačiau bandymų sunaikinti įprotį jais užsiimti negalima.

Ši veikla apima:

• pokalbiai apie nieką, tušti, beprasmiai pokalbiai (tiek telefonu, tiek asmeniškai);
• tas pats, kas pokalbiai iš ankstesnės pastraipos, susirašinėjimas momentiniuose pasiuntiniuose, socialiniuose tinkluose, visokie pokalbiai;
• semantinio krūvio nekeliančių filmų, serialų, televizijos programų žiūrėjimas, atitraukiantis dėmesį nuo rimtų problemų ir reikalų, sukeliančių įvairias neigiamas emocijas;
• kompiuteriniai ir kiti (ne mokomieji) žaidimai.

Poilsis kūnui ir sielai neabejotinai reikalingas, tačiau yra daug kitų naudingų būdų jį mankštinti:

• kokybiškos literatūros skaitymas;
• apsilankymai parodose, teatruose ir muziejuose;
• Žaidimai, lavinantys intelektą;
• užsiėmimai baseine, sporto salėje, išvykos ​​į čiuožyklas, išvykos ​​už miesto į gamtą, kelionės ir kt.

Jei negalite visiškai išbraukti iš savo gyvenimo žalingos veiklos iš D grupės, tuomet reikia stengtis jas bent atidėlioti, atkreipti į jas dėmesį tik tada, kai bus baigti A ir B grupių dalykai. Bet pasistenkite sumažinti laiką. kiek įmanoma išleidžiama „tuščiai“ veiklai...

Yra didelė tikimybė, kad atvejis bus priskirtas netinkamai grupei. Tai yra pagrindinė problema kuriant mūsų prioritetų hierarchiją. Kad būtų lengviau su tuo susidoroti, reikia išmokti atsakyti į du klausimus naudojant du žodžius – „taip“ arba „ne“. Pavyzdžiui: "Ar šios bylos užbaigimas padės man priartėti prie pagrindinio tikslo?" Atsakymas „taip“ reiškia bylos svarbą, atsakymas „ne“ reiškia nereikšmingumą.

„Jei aš neišspręsiu šios problemos dabar, ar rytoj ji praras savo aktualumą? Atsakymas „taip“ reiškia reikalo skubumą, o atsakymas „ne“ nėra skubus. Taip nustatę kiekvienos pamokos kategoriją, pirmiausia atlikite darbus iš A grupės, o paskui iš B grupės.

Geriausias laikas sukurti matricą – pradėti naują dieną. Gerai pagalvokite, kokios užduotys jūsų laukia artimiausiu metu, ir užsirašykite jas įprasto sąrašo forma. Tada išbandykite kiekvieną iš jų naudodami aukščiau pateiktus klausimus ir sudėkite juos į langelius pagal atsakymus. Nepamirškite paminėti smulkiausių ir nereikšmingiausių dalykų, kurie tiesiog eikvoja mūsų laiką.

Bendrą užduočių skaičių nustatote patys. Suskirstę atvejus į atitinkamas kategorijas, galite įrašyti į užrašų knygelę arba telefono tvarkyklėje sukurti įprastą patogų sąrašą skubos ir svarbos mažėjimo tvarka, kad pirmieji sąraše būtų atvejai iš A grupės, antroji iš B, trečioji. iš C, o iš D visai nereikia rašyti. Atminkite, kad A ir C grupių užduotys turi būti pavestos šeimai, draugams, kolegoms ar pavaldiniams. Bet B grupė – tai dalykai, kuriuos svarbu daryti pačiam.

Kiekvienas, kam to reikia, gali naudoti Eisenhower Matrix. Tai gerai, nes bus vienodai naudinga visiems, nepriklausomai nuo amžiaus ir socialinės padėties: ir organizacijų ir įmonių vadovams, ir paprastiems darbininkams ir darbuotojams, ir namų šeimininkėms, ir studentams, ir mokyklose besimokantiems vaikams.

Pažvelkime į pavyzdį, kaip gali atrodyti Eizenhauerio dienos įrašai.

Grupė skubių ir svarbių reikalų:

• nuvežti automobilį į servisą remontuoti, nes man jo reikia darbui;
• teikti ketvirtinę ataskaitą;
• išspręsti problemą su banko kortele.

Grupė neskubių, bet svarbių dalykų:

• sukurti naują temą ir nubrėžti pagrindines naujojo projekto kryptis;
• mesti rūkyti;
• išmokti angliškai;
• nusipirkti sporto klubo abonementą.

Grupė skubių, bet nesvarbių dalykų:

• eiti į San Sanych jubiliejų iš teisės skyriaus;
• sveikiname visus socialiniuose tinkluose su pirmąja pavasario diena.

Grupė neskubių ir nesvarbių atvejų:

• išvalyti spintą;
• išardyti daiktus antresolėje;
• žiūrėti serialą;
• žaisti su papūga.

Eisenhower Matrix galima palyginti su valymo sistema, filtru, kuris atsikrato nereikalingų dalykų. Iš pradžių gali tekti ją sudaryti kasdien, bet sukaupę patirties intuicijos lygmenyje pradėsite jausti, kuris verslas kuriai kategorijai priklauso. O kai tik tokią laiko valdymo sistemą įvaldysite ir išmoksite efektyviai ja naudotis, taip pat teisingai paskirstyti bylas į kvadrantus, iškart pajusite laisvės antplūdį.Pradėsite turėti laiko viską padaryti laiku ir tuo pačiu neskubėti, jūsų gyvenimas grįš į įprastas vėžes, netikėtai bus pradėti įgyvendinti tikslai, kurie atrodo nepasiekiami. Ir jums bus garantuota puiki būklė ir pakili nuotaika, energija ir žvalumas.

Disciplina yra sėkmės pagrindas. Tikrai atkreipei dėmesį į tokius žmones, kurie tokių savybių neturi, jie yra begaliniame nesibaigiančių „reikalų“ sūkuryje, visą laiką daro ką nors tuščio, beprasmiško, bet, anot jų teiginių, neįmanomai svarbaus. O šių žmonių regėjimas nuolat pavargęs, nuvalkiotas, pasimetęs, nelaimingas. Jie visada yra susierzinę, nervingi ir neramūs.

Jei nenorite toks būti ir nenorite sukelti žmonėms tik užuojautos ir gailesčio, tuomet turite elgtis priešingai. Jei jiems viskas nutinka ir norite priešingų rezultatų, turite elgtis priešingai. Būtent: sutvarkyti discipliną, įvaldyti saviorganizacijos techniką, laikytis aiškių planų, grafikų ir režimų, aiškiai suprasti, kada ir ką daryti, o svarbiausia – kam visa tai skirta, koks tikslas. Ir Eisenhower matrica bus puikus jūsų pagalbininkas šiais klausimais.

Juk ne veltui jos įkūrėja, kurios vardu ji vadinasi, sugebėjo sukurti tokią svaiginančią karjerą ir tapti vienu garsiausių ir mylimiausių Amerikos žmonių prezidentų bei itin sėkminga karine vadove. Ir visa tai nepaisant to, kad šis puikus žmogus gimė neturtingoje šeimoje. Galite drąsiai imti pavyzdį iš tokių žmonių ir naudotis jų sugalvotais įrankiais.