Santrauka

Patarimai, kaip rašyti sekretorės gyvenimo aprašymą

Turinys

Ką daro specialistas?
Struktūra
Ko nereikia nurodyti?
Kaip parašyti motyvacinį laišką?
Pavyzdžiai

Įmonės sekretorius imasi organizuoti darbo kolektyvo, o ypač įmonės vadovo, veiklą. Tai yra įmonės vadovo padėjėja, todėl kandidatams į šią laisvą vietą keliami gana griežti reikalavimai. Išsamiau pakalbėkime apie sėkmingo gyvenimo aprašymo sekretoriaus pareigoms sudarymo klausimus.

Ką daro specialistas?

Bet kurios sekretorės darbas reikalauja įgūdžių greitai pereiti nuo vienos darbo rūšies prie kitos. Šis žmogus atlieka įvairias užduotis, tačiau visos jos yra skirtos padėti įmonės vadovui jo darbe, taip pat taupyti darbą ir asmeninį laiką. Tradiciškai šio specialisto darbo funkcijos apima darbą biure, darbą su telefonu, mini automatine telefono stotele ir biuro įranga, skambučių perskirstymą, taip pat organizuoti susitikimus, komandiruotes ir kai kuriuos kitus darbus.

Registratorė yra atsakinga už pirminį klientų ir lankytojų priėmimą, bendravimą telefonu, faksogramų priėmimą, taip pat vadovo derybų aptarnavimą.
Administratoriaus darbo pareigos apima efektyviausios įmonės darbuotojų sąveikos organizavimą, tvarkos palaikymą biuro patalpose, biuro įrangos aptarnavimą, įmonės biuro aprūpinimą visomis reikalingomis kanceliarinėmis ir buities prekėmis.
Asmeninio vadovo asistento užduotys šiek tiek skiriasi. Šis specialistas visada žino apie artėjančius įvykius.Būtent ant jo pečių krenta viršininko darbinių susitikimų planavimas, asmeninių pavedimų vykdymas ir daugybė kitų užduočių, dėl kurių dažniausiai kiekvienu atveju deramasi individualiai.
Teismo sekretorius dažniausiai prie vieno teisėjo – šis darbuotojas dalyvauja teismo posėdžiuose ir atlieka visus reikalingus dokumentinius darbus. Teismo sekretorė užsiima dokumentų archyvavimu, medžiagų perdavimu į biurą, teismo posėdžio protokolu, taip pat šaukimų siuntimu. Šioms pareigoms keliami labai aukšti reikalavimai: darbuotojas turi turėti aukštąjį teisinį išsilavinimą ir ne mažesnę kaip 2 metų profesinę patirtį.
spaudos sekretorius kuruoja prekės ženklo pristatymo klausimus, bendrauja su žiniasklaida, sudaro aktualių naujienų rinkinį. Asmeninis asistentas priima visą korespondenciją, parengia visus verslo dokumentus pirmajam įmonės asmeniui, renka vienaip ar kitaip su svarbių sprendimų priėmimu susijusią informaciją, taip pat vykdo vienkartinius viršininko pavedimus.

Specifiškumas yra ir notaro padėjėjo, sekretorės-vertėjos, taip pat ugdymo padalinio darbuotojo veikloje mokykloje.

Struktūra

Bet koks gyvenimo aprašymas susideda iš kelių blokų. Žemiau pateikiamos rekomendacijos, ką kiekviename iš jų nurodyti būsimam sekretoriui.

Pareigos

Išplėstoje versijoje bet kurio sekretoriaus darbo užduočių sąrašas yra toks:

gaunamų laiškų ir prašymų priėmimas, jų perskirstymas, perdavimas atsakingiems asmenims;
dokumentų priėmimas pasirašyti viršininko;
atsiliepti į gaunamus telefono skambučius ir juos peradresuoti;
verslo derybų organizavimas vadovui;
apeliacijų, raštų ir kitų dokumentų rengimas viršininko prašymu;
posėdžių ir darbo susirinkimų rengimas, reikalingos medžiagos surinkimas, visų renginio dalyvių informavimas apie jų surengimo vietą ir laiką, posėdžių protokolų baigimas;
Vadovo svečių susitikimo organizavimo paslaugų teikimas;
kontroliuoja, kaip įmonės darbuotojai vykdo administracijos pavedimus;
įmonės administracijos aprūpinimas raštinės reikmenimis, biuro įranga ir kitomis darbui reikalingomis priemonėmis, prisidedančiomis prie sklandaus personalo darbo;
lankytojų priėmimas;
įmonės archyvo tvarkymas;
verslo kelionių organizavimas pirmajam įmonės asmeniui: bilietų pirkimas, taip pat viešbučio kambarių užsakymas;
kitų užsakymų vykdymas.

Jei pretenduojate į sekretoriaus padėjėjo pareigas, tuomet pasiruoškite, kad pareigų sąrašas bus papildytas dokumentų tikrinimu, analitinių apžvalgų rengimu, medžiagos pranešimams ir kalboms rinkimu.

Įgūdžiai

Sėkmingas kandidatas į sekretorės pareigas turi turėti šiuos įgūdžius, kuriuos galima nurodyti gyvenimo aprašyme:

darbas biure;
Telefoninių pokalbių vedimas;
klientų susitikimas ir pirminis konsultavimas;
biuro gyvavimo palaikymas;
korespondencijos apdorojimas;
Renginių ir verslo susitikimų organizavimas;
galvos laiko valdymas;
biuro įrangos ir biuro kompiuterių programų išmanymas.

Kokie įgūdžiai yra prioritetiniai, priklauso nuo įmonės veiklos srities... Pavyzdžiui, jei jums reikia medicinos centro sekretorės, vargu ar jums reikės gilių žinių apie biuro darbą ir darbo eigą, vargu ar jums reikės galimybės surašyti dokumentus vizai gauti. Šios pareigos reikalauja gebėjimo bendrauti su klientais, medicinos mokslo pagrindų išmanymo, gebėjimo bendrauti telefonu didelėmis apimtimis.

Pasiekimai

Profesiniai pasiekimai yra svarbūs bet kuriam darbdaviui, tarp svarbiausių paprastai yra šie dalykai:

įmonės darbo eigos optimizavimas;
sukurti optimalų darbo klimatą biure;
padalinių sąveikos sistemos organizavimas;
Pagalba kelionėms;
kurjerių ir valymo paslaugų veiklos koordinavimas.

Profesinės ir asmeninės savybės

Kompetentingas sekretorius turi turėti tokias svarbias savybes kaip:

atvirumas bendravimui;
atsakingumas ir orientacija į rezultatą;
aktyvi gyvenimo padėtis;
gebėjimas atlikti pareigas daugiafunkcėje aplinkoje;
galimybė greitai pereiti nuo vienos veiklos prie kitos;
bet kokių žalingų įpročių nebuvimas;
atsparumas stresui;
tikslumas ir skrupulingumas;
noras tai, kas pradėta, atnešti iki galo;
padorumas;
gebėjimas dirbti su asmenine informacija;
Taisyklinga žodinė ir rašytinė kalba;
geras dalykinio etiketo išmanymas;
gebėjimas veikti komandoje.

darbo patirtis

Jei jau dirbote sekretore, tuomet jums nebus sunku apibūdinti savo darbo patirtį. Kur kas sunkiau bus tiems stojantiesiems, kurie pirmą kartą ieškos darbo pagal šią specialybę. Tačiau patirties trūkumas nėra priežastis nusiminti, visada galite pabrėžti pagrindinius savo turimus įgūdžius.

Pavyzdžiui, galite nurodyti:

laisvas anglų ir ispanų kalbų mokėjimas;
turėti visas pagrindines biuro programas;
biuro įrangos išmanymas;
Rašymas 10 pirštų liečiant (300 simbolių per minutę).

Visada reikia išryškinti savo „kozirius“ – tai leis darbdaviui pamatyti, kur esi stiprus, ir susidomėti tavo kandidatūra.

Išsilavinimas

Norint pretenduoti į sekretoriaus padėjėjos pareigas patikimoje įmonėje, reikia turėti aukštąjį išsilavinimą. Tačiau efektyvus pareigų atlikimas dažnai reikalauja papildomi darbo biuro, archyvavimo kursai ir mokymai, taip pat darbo su biuro technika mokymai... Mažesniuose biuruose sekretorės dažnai atlieka asocijuoto teisininko pareigas arba veda buhalterinę apskaitą. Tokiu atveju jums reikės atitinkamai teisinio arba ekonominio išsilavinimo.

Kandidatuojant į sekretorės-administratorės ir registratorės pareigas aukštasis išsilavinimas nėra būtinas.

Ko nereikia nurodyti?

Pakalbėkime šiek tiek daugiau ties tuo, ko nereikia nurodyti gyvenimo aprašyme.

Pomėgiai ir pomėgiai... Nebūtina išsamiai aprašyti, kaip jums patinka auginti gėles / megzti / siuvinėti, jei jūsų būsima veikla neturi nieko bendra su tuo.
Visa turima darbo patirtis. Daugelis žmonių pradeda savo karjerą eidami tokias pareigas kaip pardavėjas, sargas ar valytojas. Jei dirbate daugiau nei 10 metų, užteks pabūti 2-3 vietose pagal panašią specialybę.
Sekretorė turi būti malonios išvaizdos, todėl prie gyvenimo aprašymo patartina pridėti nuotrauką. Tačiau čia neleidžiamos jokios seksualinės užuominos – apsiribokite griežta asmens tapatybės nuotrauka. Vaizdai su maudymosi kostiumėliu arba restorane gali būti atkurti neteisingai.

Kaip parašyti motyvacinį laišką?

Motyvacinis laiškas yra neprivalomas, tačiau jis vis tiek paliks gerą įspūdį potencialiam darbdaviui. Jame neverta kartoti visko, kas parašyta pačiame gyvenimo aprašyme. Čia turite nurodyti savo susidomėjimą laisva darbo vieta ir trumpai pabrėžti pagrindinių įgūdžių ir kompetencijų buvimąpadėti atlikti savo profesines pareigas.

Laiško pabaigoje dėkojame už susidomėjimą ir išreiškiame nuoširdžią viltį sulaukti atsakymo.