Vykdomojo padėjėjo gyvenimo aprašymas: struktūra ir sudarymo gairės

Vadovo padėjėjas – tai žmogus, kuris yra dešinioji viršininko ranka, sprendžia visus organizacinius klausimus, turi naujausią informaciją ir demonstruoja norą spręsti neatidėliotinus reikalus. Daugeliui tokios pareigos yra sveikintinas žingsnis karjeroje. Gerai parašytas gyvenimo aprašymas padės tai padaryti.

Vadovo padėjėjo gyvenimo aprašymas yra dokumentas, kuris yra pretendento profesinis portretas. Darbdavys vertina ne jus patį, o tekstą, kuris turėtų jus pateikti palankiausiai. Tam jis turi būti struktūrizuotas.

Gero gyvenimo aprašymo struktūra.

• Asmeninė informacija. Pačioje verslo istorijos apie save pradžioje turėtumėte prisistatyti. Visas vardas, gimimo metai, esama kontaktinė informacija. Pastarasis turėtų būti įvairus: mobilusis telefonas, namai, el. Būtinai pridėkite nuotrauką. Maža, kokybiška nuotrauka dešiniajame kampe prie punkto „Asmeninė informacija“ nėra būtinas gyvenimo aprašymo atributas, tačiau pageidautinas. Ypač ieškančiam generalinio direktoriaus padėjėjos, asmeninės sekretorės darbo.
• Išsilavinimas. Jei į šią pastraipą ketinate įtraukti ilgą sąrašą su įvairiais kursais ir seminarais, tai bus per daug. Išvardykite tik pagrindinius dalykus: universitetą ir, galbūt, vieną iš pagrindinių seminarų, po kurių gavote atitinkamą pažymėjimą.
• Darbo patirtis. Jei pakeitei daug darbo vietų, neverta minėti visko – tik raktus arba paskutines 2-3 darbo vietas. Nurodykite įmonės pavadinimą, darbo metus, pareigas.Jei anksčiau niekur nedirbote, šioje pastraipoje pažymėkite vietą, kurioje atlikote praktiką studijuodamas universitete.
• Profesionali kokybė. Asmeninis sekretorius – tai žmogus, kuris turėtų daug nuveikti, o dar svarbiau – daug išmokti. Kad ir kokius profesinius įgūdžius išvardintumėte, nurodykite, kad esate pasirengę mokytis ir tobulėti pagal savo pareigas.
• Asmeninės savybės. Išvardykite čia jums būdingas savybes, kurios gali padėti profesiniam augimui: pavyzdžiui, užsispyrimas, atsakingumas, skrupulingumas, emocinis stabilumas, smalsumas.
• Pasiekimai... Ką galite pridėti prie savo turto? Galbūt neturėjote darbo patirties, bet institute buvote vadovas ir sėkmingai susidorojote su šiuo vaidmeniu. Arba, pavyzdžiui, surengė draugams vestuves iki galo, kas jau byloja apie gerus organizacinius įgūdžius.
• Motyvacija. Neprivalomas dalykas, bet gali tapti pagrindine gyvenimo aprašymo dalimi. Pažodžiui dviem sakiniais parašykite, kodėl norite tapti vadovo padėjėju ar sekretore. Tai gali atrodyti taip: „Šiose pareigose matau savo profesinį augimą, savo galimybes ir stiprybes siesiu su pretendento pageidavimu, privalumu galiu įrašyti atsakingumą, tikslingumą, pasirengimą tobulėti“.
• Papildoma informacija. Esate vedęs, mokate užsienio kalbą, turite vairuotojo pažymėjimą, kokie Jūsų pomėgiai.

Taip pat svarbu, kaip dokumentas pateikiamas vizualiai. Informacija turi būti struktūrizuota, įskaitoma, ryški, išraiškinga, o tuo pačiu neturi būti „žiauri jėga“. Daug spalvų naudojimas yra perdėtas gyvenimo aprašymo įrankis. Tuo pačiu metu nebūtina rengti savo CV juodai baltai: pasirinkite tamsiai mėlyną dizainą: pastraipų pavadinimus pasirinkite paryškintu tamsiai mėlynu. Įsitikinkite, kad taškai yra santykinai proporcingi.

Stenkitės, kad visas tekstas tilptų viename puslapyje. Nepalikite šoninių ertmių: dėkite daiktus vienas priešais kitą. Naudokite sąrašus.

Teisingai užpildę skiltis esate asmuo, žinantis, kaip tiksliai atlikti užduotį. Tai pirmasis būsimojo asistento išbandymas. Lieknas, prasmingas, vienodo stiliaus nuoseklus, informatyvus ir gerai pateiktas tekstas – štai tokios savęs pristatymo savybės reikalingos vadovo padėjėjui.

Kaip jau buvo pažymėta, tiems, kurie mėgsta mokytis ir kaupti „pluteles“, jų visų žymėti visai nebūtina. Jei baigėte kolegiją, įgiję „sekretoriaus padėjėjo“ laipsnį, o vėliau universitetą pagal specialybę, pavyzdžiui, „Psichologas“, šioje pastraipoje būtinai nurodykite abu išsilavinimus. Reikia parašyti universiteto pavadinimą, fakultetą, specialybę, studijų metus – geriausia tokia tvarka. Kursus, seminarus, mokymus rašykite tik tuos kur gavote pažymėjimą ar pažymėjimą. Nurodykite švietimo organizaciją, kuri jums išdavė dokumentą.

Be organizacijų, kuriose jau dirbote, sąrašo prasminga nurodyti darbo pareigas, kurias ten atlikote. Darbo pareigų sąrašo pavyzdys:

• gaunamų ir išsiunčiamų dokumentų tvarkymas;
• dokumentų paruošimas pasirašymui;
• darbuotojų darbo grafikų derinimas;
• Pranešimų spaudai, susitikimų, protokolinių renginių organizavimas;
• klientų konsultavimas telefonu (pirminė konsultacija);
• socialinių tinklų, kaip įmonės paslaugų reklamos platformų, palaikymas.

Parašykite tik tai, ką iš tikrųjų padarėte. Neperdėti savo galimybių. Neturėtumėte rašyti funkcijų, kurias atlikote savanoriškai, bet kurios nebuvo tiesiogiai susijusios su jūsų pareigomis. Pavyzdžiui, puikiai mokate nuotraukų redaktorių, grafinį redaktorių ir reguliariai kuriate įmonės vizitines korteles ir brošiūras.

Čia aprašote profesinius įgūdžius, kuriais pasitikite. Sąrašas gali būti toks:

• pasitikintis kompiuterio vartotoju;
• biuro įrangos turėjimas (perdavimas);
• patirtis dirbant su konfidencialiais duomenimis;
• dalykinio etiketo, dalykinio susirašinėjimo išmanymas;
• gebėjimas dirbti su dideliu informacijos kiekiu;
• gebėjimas dirbti daugiafunkcinėje aplinkoje;
• kompetentinga kalba (žodžiu ir raštu);
• dokumentų tvarkymo žinios;
• ataskaitų dokumentų rinkimo patirtis;
• korespondencijos tvarkymo įgūdžiai;
• verslo susitikimų, derybų organizavimo patirtis;
• atitinkamų informacijos rinkimo ir jos tolesnės analizės metodų naudojimo įgūdžiai;
• verslumo psichologijos pagrindų išmanymas.

Nebūtina rašyti tik tokio ilgo sąrašo. Nurodykite 5–6 pagrindinius įgūdžius, kurių turėjimas nebus perdėtas. Savo įgūdžiams apibūdinti naudokite „gyvas“ frazes: „gebėjimas daryti...“, „turėti tai“, „žinios apie tai“.

Darbdavys ypač atidžiai perskaito šį punktą. Prie pasiekimų priskiriami sėkmingi projektai, kuriuos asmeniškai prižiūrėjote, ir, žinoma, paaukštinimai, sertifikatai, padėkos. Galbūt kai kurios jūsų pasiūlytos iniciatyvos įsitvirtino toje pačioje darbo vietoje.

Net jei jums atrodo, kad praeities pasiekimai negalioja naujoje darbo vietoje, jie gali tapti papildomais jūsų profesinio portreto žymekliais. Tai ypač pasakytina apie organizacinius įgūdžius, kurie yra vertingi vadovo padėjėjui.

Rašyti pažodžiui 3–4 sakiniai, kurie jūsų portretui suteikia ryškumo. Pavyzdžiui, pretendentas mėgsta bėgioti, kasmet dalyvauja maratonuose. Tai gali rodyti jūsų nuoseklumą, stiprios valios savybes, įsipareigojimą sveikai gyvensenai. Čia taip pat galite nurodyti jūsų šeimyninė padėtis, vaikų buvimas, vairuotojo pažymėjimas.

Tai verslo dokumentas, kuris turi atitikti dalykinės korespondencijos reikalavimus.

Kaip atrodo dokumento struktūra.

• Sveikinimai. Beasmenis dokumentas nesukelia priėmimo, įasmenintas pasąmonės lygmenyje – pritarimo. Reikėtų vengti neoficialių kreipimųsi. Parašykite „Laba diena!“, „Sveiki!“, Visi kiti skambučiai nėra tokie sėkmingi.
• Pagrindinė dalis. Nurodykite, iš kurio šaltinio sužinojote apie darbą. Patys nurodykite pareigas, kurioms kandidatuojate. Paaiškinkite, kodėl ši pozicija jums, kaip profesionalui, yra patraukli. Sakiniu ar dviem apibūdinkite savo patirtį, kuri yra svarbi šiam darbui.
• Paskutinė frazė... Padėkokite asmeniui, kuris skaito laišką, už parodytą dėmesį, atkreipkite dėmesį į norą susitikti ir susitarti dėl pokalbio.
• Atsiskyrimas... Užtenka parašyti „Pagarbiai, pilnas vardas“.
• Kontaktiniai duomenys. Ir nors ši informacija yra gyvenimo aprašymo tekste, čia ją paminėti būtų ne pro šalį.

Kiekviena pastraipa prasideda nauja pastraipa ir negali būti ilgesnė nei 3 sakiniai. Motyvacinis laiškas yra glaustas, baigiamasis dokumentas. Jo stipriosios pusės bus unikalumas ir aktualumas.

Vadovo gyvenimo aprašymo šablono pavyzdys padės jums parašyti savo baltąjį dokumentą.

Černova Julija Igorevna

Laisva vieta: vadovo padėjėjas

Asmeniniai duomenys: gyvenamoji vieta -…, gimimo data, šeiminė padėtis. Čia taip pat galite nurodyti savo kontaktinę informaciją.

Išsilavinimas: Tolimųjų Rytų pedagoginis universitetas. Fakultetas – Užsienio kalbos. Specialybė „Anglų kalbos mokytojas“. 2008-2013 m Kursai: Aukštoji ekonomikos ir paslaugų mokykla, Maskva. Kurso pavadinimas „Sekretorius – raštvedys“, 2017 m

Darbo patirtis: nuo 2017 iki 2019 m dirbo Maskvos bendrovės „Išmanieji namai“ sekretoriumi. Prieš tai, 2013–2017 m., ji dirbo Maskvos pedagoginės kolegijos švietimo skyriaus sekretore.

Pareigos:

• vadovo darbo grafiko planavimas ir derinimas;
• susitikimų, pokalbių, derybų organizavimas;
• gaunamos ir išsiunčiamos dokumentacijos kontrolė;
• techninė pagalba galvai;
• laiku perduoti dokumentus vadovui;
• verslo korespondencija;
• darbas su pagalbiniu personalu;
• vidinės įmonės dokumentacijos elektroninių katalogų priežiūra.

Pagrindiniai įgūdžiai:

• aukštas raštingumo lygis (įskaitant kompiuterinį raštingumą);
• anglų kalbos žinios puikiai, vokiečių - virš vidutinių;
• verslo etiketo išmanymas.

Pasiekimai: ne daugiau 3 (pažymėjimai, padėkos, priskirtos kategorijos, kompleksinių projektų priežiūra).

Asmeninės savybės: ne daugiau 5. Pavyzdžiui: organizuotumas, pasitikėjimas savimi, geranoriškumas, išradingumas.

Papildoma informacija: Vairavimo stažas (B kategorija) - 6 metai.