Kas yra sekretoriaus padėjėjas ir ką jis veikia?

Sekretorės pareigos jau seniai daugeliui moterų buvo geidžiamiausios. Anksčiau, kaip taisyklė, iš tokio darbuotojo praktiškai nieko nereikėjo, išskyrus patrauklią išvaizdą. Tačiau dabar viskas pasikeitė, kartais toks darbuotojas yra svarbi komandos dalis ir turi būti pasiruošęs atlikti daugybę funkcijų. Todėl jis dažnai būna labai užsiėmęs darbu. Apie tai, kokios tai pareigos, kokių reikalavimų turi būti laikomasi norint gauti darbo pasiūlymą, skaitykite šiame straipsnyje.

Sekretoriaus profesija siekia senovės Romos laikus. „Sekretoriai“ buvo imperatorių patikėtiniai – didelę politinę įtaką turintys vyrai. Naują pradžią ši profesija gavo Pirmojo pasaulinio karo metais, tačiau jau reiškė atlikti visiškai kitokias pareigas. Iki šiol išliko tik pirminės „sekretoriaus“ reikšmės atgarsiai, tokie kaip generalinis sekretorius ir valstybės sekretorius.

Šiais laikais sekretorės-asistentės profesija reikalauja atlikti su dokumentais, biuro darbo organizavimu, biuro įrangos tvarkymu ir kitas funkcijas susijusius darbus. Bendravimo įgūdžiai ir dėmesingumas laikomi svarbiais sekretoriaus padėjėjos įgūdžiais. Priešdėlis „referentas“ reiškia, kad darbuotojas bendraus su viršininku įvairiais darbo reikalais. Akivaizdu, kad konkurencija tarp norinčiųjų užimti šias pareigas yra didelė, ypač didelėse įmonėse ar įmonėse. Įgūdžių, kuriuos turi turėti sekretorius, specifika kartais gali priklausyti nuo įmonės veiklos srities.Paprasčiau tariant, technologijų rinkodaros įmonėje sekretorius turės išmanyti verslo derybų subtilybes. Tačiau tai visai nebūtina, kiekvienai įmonei viskas individualu.

Didelės įdarbinimo įmonės teigia, kad šios pareigos, kartu su vairuotojo pareigomis ir kitais panašiais darbais, reikalauja daug viršvalandžių. Šias pareigas einantys žmonės priversti prisitaikyti prie savo vadovų grafiko ir būti pasirengę dirbti beveik 24 valandas per parą, 7 dienas per savaitę. Šiuo metu populiarėja „virtualios sekretorės“, kurios didžiąją dalį paprasto sekretoriaus pareigų atlieka toms įmonėms, kurios neturi galimybės išsinuomoti biuro arba tiesiog to nedaro dėl lėšų taupymo. Atskirai reikėtų pažymėti sekretoriaus išvaizdos svarbą. Sekretorė turėtų rengtis dalykiškai, vengti ryškaus, puošnaus ir netinkamo makiažo bei šukuosenų.

Šiame dokumente yra nurodytos visos su darbuotojo veikla susijusios pareigos. Taip pat pareigybės aprašyme nurodytos darbuotojo teisės ir jam keliamų reikalavimų aprašymas. Šiame dokumente pateikiama informacija apie tai, kas turės pakeisti darbuotoją jo nesant. Taip pat verta atkreipti dėmesį į tai, kad prireikus pareigybės aprašymas gali būti tikslinamas ir keičiamas. Tai gali atsitikti šiais atvejais.

• Keičiasi sekretorės-asistentės pareigos.
• Pakeitimų atsiradimas organizacijos dokumentacijoje.
• Organizacijos struktūros pokyčių atsiradimas.

Žemiau pateikiamos pagrindinės sekretoriaus padėjėjo pareigos.

• Dažnai šias pareigas einantis asmuo yra atsakingas už biuro aprūpinimą raštinės reikmenimis. Jei reikia, jis taip pat turėtų užsisakyti bakalėjos. Tiesioginė sekretorės pareiga – užsakyti vandens aušintuvą ir stebėti jo pilnumą.
• Sekretorė-asistentė turi priimti vadovo skambučius ir juos „atrinkti“.
• Jis taip pat turi organizuoti lankytojų priėmimo tvarką.
• Šias pareigas einantis asmuo yra tiesiogiai pavaldus įmonės generaliniam direktoriui. Taigi didžioji dalis atliekamų pareigų bus susijusios su jo prašymais ir įsakymais.
• Į pareigų sąrašą taip pat įtrauktas gautos ir siunčiamos korespondencijos priėmimas ir išsiuntimas, visų reikalingų dokumentų parengimas generalinio direktoriaus prašymu, dokumentų, kuriuos direktorius turi pasirašyti, kontrolė.
• Sekretorė taip pat perduoda reikiamą informaciją iš direktoriaus darbuotojams ir atvirkščiai, pagal poreikį iškviečia darbuotojus direktoriui.
• Šis darbuotojas taip pat dažnai bendrauja su administracijos skyriumi. Kartais jis gali derintis su šio skyriaus darbuotojais dėl aprūpinimo raštinės reikmenimis ir įranga. Skirtingai nuo pirmojo punkto, aprašyto aukščiau, šis punktas ne visada aiškiai nurodytas sekretoriaus padėjėjo pareigybių aprašymuose.
• Jei direktorius ar kiti darbuotojai išvyksta į komandiruotę, sekretorė privalo rezervuoti lėktuvo bilietus ir užsisakyti kambarius viešbutyje.
• Kai kuriose organizacijose sekretorius privalo informuoti vadovybę ir/ar kitus darbuotojus apie artėjančias šventes, darbuotojų gimtadienius ir šventes. Kartais tai atlieka personalo specialistas.
• Kiekvieną dieną sekretorė turi paruošti direktoriaus kabinetą naujos dienos pradžiai – įjungti šviesą, biuro įrangą (spausdintuvą, kompiuterį ir pan.), paruošti reikiamus dokumentus.

Sekretorė-padėjėja turi būti atsakinga už dokumentų srautą ir neturi teisės atskleisti konfidencialios informacijos. Toks darbuotojas yra atsakingas už dokumentų saugą ir jų savalaikį pateikimą institucijoms. Sekretorius atsako už pareigybės aprašyme nustatytų pareigų nevykdymą, t. y. už savo darbo funkcijų nevykdymą, įskaitant pažeidimus, kaip pavėlavimą. Darbuotojas gali turėti problemų, jei jis aplaidžiai dirba su dokumentais.

Atsakomybė už konfidencialios informacijos, priklausančios „komercinių paslapčių“ kategorijai, atskleidimą. Darbuotojui draudžiama gadinti inventorių, ypač jam suteiktus ar įmonei priklausančius baldus. Sekretorė atsakinga už netaktišką ar grubų elgesį su darbuotojais. Kadangi su visais kitais darbuotojais bendrauja beveik kasdien, sekretorė turėtų būti nekonfliktiška ir diplomatiška.

Visų pirma, sekretorius-asistentas turi teisę iš įvairių darbuotojų pareikalauti įvairių jam darbui reikalingų dokumentų. Sekretorius savo nuožiūra gali paskirstyti gautus telefono skambučius, atsižvelgdamas į jų svarbą. Tas pats pasakytina ir apie lankytojų priėmimo registratūroje tvarką. Jis taip pat gali reikalauti paaiškinimų iš darbuotojų, jei buvo padarytas drausmės pažeidimas. Sekretorė-padėjėja taip pat turi prieigą prie dokumentų, klasifikuojamų kaip „konfidencialūs“.

Tokį darbuotoją gali atleisti ar priimti į darbą tik generalinis direktorius, o ne skyriaus ar skyriaus vadovas, kaip kitais atvejais. Tas pats pasakytina ir apie papeikimų skyrimą. Sekretorius gali teikti vadovybei pasiūlymus dėl dokumentų valdymo ar valdymo praktikos tobulinimo. Tai taip pat gali optimizuoti kai kurias darbo eigas. Kaip ir bet kuris kitas darbuotojas, jis turi teisę reikalauti sudaryti patogias darbo sąlygas ir net žodžiu gali reikalauti paaiškinimų iš darbo drausmę pažeidžiančių darbuotojų.

Paprastai sekretoriaus darbas vertinamas pagal jo atidumą ir darbštumą. Taigi kiti įgūdžiai yra antraeiliai. Darbuotojas turi mokėti bendrauti su žmonėmis, derėtis, gerai pasakyti kalbą. Turi mokėti spręsti įvairius organizacinius klausimus, naudotis Microsoft Office programomis – Excel, Power Point, Word ir kt.

Griežtų reikalavimų išsilavinimui, kaip ir gaunamai specialybei, nėra. Tačiau išsilavinimas turi būti, nors ir specializuotas vidurinis. Pirmenybė teikiama teisės absolventams dėl to, kad didžioji jų darbo dalis yra susijusi su apskaitos tvarkymu. Pageidautina ne mažesnė nei 1 metų darbo patirtis. Alternatyva darbo patirčiai gali būti sekretorių mokymo kursai.

Užsienio įmonėse iš būsimo darbuotojo gali būti reikalaujama mokėti tam tikrą užsienio kalbą. Sekretorius turi mokėti taisyklingai reikšti savo mintis, rašyti ir sudaryti dokumentus be gramatinių klaidų.

Šios profesijos paklausa yra didelė. Paprastai tokia veikla labiausiai tinka jauniems specialistams, neseniai baigusiems švietimo įstaigas. Ši veikla – puiki galimybė susipažinti su įmonės darbo struktūra. Manoma, kad šiose pareigose galima įgyti gerų būsimo gero vadovo įgūdžių. Kadangi sekretorius-asistentas atlieka įvairias pareigas, jis yra svarbus ir reikalingas darbuotojas net ir mažiausioms įmonėms.