Profesijos sekretorė-mašininkė

Rašomosios mašinėlės dingo iš naudojimo ir pateko į muziejų, tačiau niekur nedingo poreikis žmogaus, kuris renka dokumentus, deda juos į reikiamus aplankus, pasitinka lankytojus ir atsiliepia į telefono skambučius. Straipsnyje papasakosime apie „sekretoriaus-mašininkės“ profesiją šiuolaikiniame pasaulyje – jos ypatybes, reikalavimus ir kur šiandien reikalingi tokie specialistai.

Mašininkės sekretorė yra viena iš jaunesniųjų sekretorių pareigų. Nors šiandien šis specialistas dirba nebe rašomąja mašinėle, o kompiuteriu, vardą išlaikė ne tik tradicija, bet ir siekiant pabrėžti atliekamąjį darbo pobūdį. (skirtingai nuo aukštesnio rango administracinių ir sekretorių pareigų – vedėjo padėjėjos, sekretorės-asistentės, raštininkės, biuro vedėjos).

Informacija apie profesiją, atliekamas pareigas pateikiama dviejuose dokumentuose:

• „Vieningas vadovų, specialistų ir kitų darbuotojų pareigybių kvalifikacinis žinynas“ – sutrumpintai EKS (anksčiau vadinosi ETKS);
• profesinio standarto „Organizacinio ir dokumentinio organizacijos valdymo specialistas“.

Prioritetas teikiant paraišką yra profesinis standartas. Jis pritaikytas šiuolaikinės rinkos specifikai, yra išsamesnis ir išsamesnis darbo funkcijų aprašymas.

Profesijos standartas sekretorės-mašinkės pareigas priskiria III kvalifikacijos lygiui - tai yra, jos pareigos apima vyresniojo specialisto darbo kontrolę, minimalų savarankiškų sprendimų priėmimą ir vadovavimo funkcijas.

Pagrindinė sekretorės-mašininkės užduotis – tekstų ir dokumentų rinkinys, informacijos atgaminimas ir sisteminimas pagal šabloną. (dokumentų skenavimas, kopijavimas, perrašymas, standartinių formų pildymas, korespondencijos rūšiavimas, gaunamų ir išsiunčiamų dokumentų registravimas).

Kaip ir bet kuri kita profesija, mašinintojo sekretoriaus profesija turi savo ypatybes:

• darbas pasižymi gana įtemptu pobūdžiu, tuo tarpu darbuotojas turi mokėti atlikti monotonišką spausdinimo darbą, bendrauti su žmonėmis, būti įmonės veidu ir balsu.
• nėra griežto pareigų sąrašo – sekretorė vykdo įvairius vadovo įsakymus;
• šios pareigos yra puiki karjeros pradžia ir galimybė įgyti patirties, naudingos būsimam vadovui;
• darbas laikomas moterišku (tai atsispindi net pavadinime), nors vyriškos lyties sekretoriai ne mažiau paklausūs;
• pagrindinis įgūdis yra teisingai užmegzti santykius su komanda, o ne spausdinimo greitis.

Remiantis apibendrintais profesijos standarto reikalavimais, kiekvienoje organizacijoje parengiamas vidinis pareigybės aprašymas - pagrindinis dokumentas, reglamentuojantis darbuotojo teises ir pareigas.

Šiame dokumente yra nustatytas darbuotojo konkrečioje organizacijoje atliekamų funkcijų sąrašas. Įprastoje instrukcijoje funkcionalumas gali tiesiog pakartoti atitinkamas standarto nuostatas (anksčiau skyrius „Atsakomybės“ dažnai buvo visiškai nukopijuotas iš CEN). Paprastai instrukcijose yra šie punktai:

• spausdina įvairias medžiagas galvos kryptimi;
• organizuoja vadovo pokalbius telefonu.

Esant poreikiui, daiktai gali būti patikslinami, patikslinami, o pareigų apimtis, lyginant su standartu, plečiama ar susiaurinama, jei to reikalauja organizacijos specifika. Pavyzdžiui, mokykloje sekretorei-mašininkei gali būti nurodomi taškai, kad ji organizuoja pažymų, patvirtinančių darbą ar studijas mokykloje, išdavimą, veda mokinių apskaitą. O komercinėje įmonėje tai gali būti nuostatos dėl kurjerių kelionės žurnalo vedimo ir atitinkamų pažymų išdavimo.

Profesijos standartas nustato minimalius reikalavimus skiriant sekretorę-mašininkę – tam pakanka vidurinio išsilavinimo.

Specializuoti kursai bus papildomas privalumas. Be to, nei CEN, nei profesinis standartas niekaip neriboja reikalavimų, keliamų tokių kursų baigimo pažymėjimui. Todėl iš didžiulio viešųjų ir privačių mokymo centrų pasiūlymų sąrašo galite pasirinkti bet kurią sekretorių mokymo programą.

Nors sekretorei mašininkei nereikia rimto išsilavinimo ir akademinių žinių, jai reikia daug praktinių įgūdžių:

• patikimi darbo kompiuteriu įgūdžiai, biuro programų išmanymas, gebėjimas dirbti biuro technika, raštingumas, greitas spausdinimo greitis;
• gebėjimas dirbti su dokumentacija pagal savo kompetenciją - išmanyti tipinių dokumentų, tarnybinių laiškų surašymo taisykles, korespondencijos ir kitų dokumentų rūšiavimo ir registravimo taisykles;
• išlavinti bendravimo įgūdžiai, gebėjimas užmegzti santykius su partneriais, klientais, darbuotojais, dalykinio bendravimo etikos ir etiketo išmanymas, darbo su konfidencialiais ir nuosavybės teise priklausančiais duomenimis taisyklės;
• darbo reglamentų išmanymas.

Specialistas turi turėti ne tik profesinių įgūdžių, bet ir tam tikrų asmeninių savybių: turi būti pasitikintis savimi, mandagus, emociškai stabilus, gebėti greitai orientuotis situacijoje, spręsti konfliktus, dirbti tiek daugiafunkciniu, tiek rutininio darbo režimu, turėti aukštą saviorganizaciją, atidumą, atsakingumą.

Anksčiau mašininkės sekretorės dirbo mašinų biuruose. Šiandien šio specialisto darbas yra paklausiausias šiose organizacijose:

• valstybės, administracinėse struktūrose;
• švietimo įstaigose (mokykloje, kolegijoje, universitete);
• advokatų kontorose, privačiuose advokatuose, notaruose;
• archyvuose.

Taip pat laisva darbo vieta gali būti atidaryta bet kurioje kitoje organizacijoje. Tuo pačiu privačiose įmonėse pareigas galima vadinti ne tik sekretore-mašininke, bet ir sekretore-administratore, sekretore registratūroje, sekretore.