Profesijos sekretorius

Beveik bet kurios modernios įmonės biure sekretorė užima ypatingą vietą. Tai specialistas, padedantis išlaikyti organizaciją tvarkingą ir veikti. Iš tikrųjų tai yra tarpininkas tarp vadovo, darbuotojų, partnerių ir klientų. Paprastai užimti šias pareigas nėra sunku – ne visada reikalingas aukštasis išsilavinimas ir didelė darbo patirtis. O ateityje galite kurti gerą ir įdomią karjerą, jei savo pareigas atliksite efektyviai ir atsakingai.

Sekretoriaus profesija minima nuo Senovės Romos laikų. Istorikų teigimu, tokius darbininkus samdydavo patricijai ir kilmingi ar tiesiog turtingi šalies piliečiai. Sekretoriais buvo įdarbinti gerą išsilavinimą turintys žemesnių klasių vyrai. Tuo metu tokių darbuotojų pareigos buvo biuro darbas, susirašinėjimas ir dažnai finansai ir net darbdavio paslaptys.

Rusijoje sekretoriaus pareigos atsirado 1720 m. Petro I dėka. Profesijai buvo keliami griežti reikalavimai – išsilavinimas, geras įstatymų išmanymas, visų subtilybių ir specifikos supratimas. Asmeninio sekretoriaus pareigos buvo paklausios nuo 1840 m. – daugeliui įvairių įmonių vadovų dažnai prireikia asmeninio asistento.

Šiuolaikinė sekretorės profesija dažnai yra priėmimas ir organizacinis darbas biure – pagalba ne tik vadovui, bet ir kolegoms bei lankytojams.Šiandien sekretorius laikomas įmonės veidu, o iš jo išvaizdos lankytojai sprendžia apie visos įmonės tvirtumą. Šiais laikais ši profesija dėl savo specifikos laikoma daugiausia moteriška. Kuriant profesiją susiformavo kelios sekretoriato veiklos kryptys, priklausomai nuo specializacijos.

• Biuro sekretorė (biuro vedėja). Atsakomybė – telefono skambučių paskirstymas, susitikimas su svečiais, vadovybės nurodymų vykdymas ir stabilaus biuro funkcionavimo užtikrinimas (rašto prekių, vandens ir kt. užsakymas). Norint užimti pareigas, darbuotojui nereikia specialaus išsilavinimo. Karjeros laiptais ši pozicija dažnai yra pradinė pozicija.

• Sekretorė-padėjėja. Pareigos panašios į biuro vadovo, tačiau atsakingesnės ir sudėtingesnės. Čia pareigos bus projektinių sprendinių rengimas, dokumentų redagavimas, tekstų rengimas vadovo kalboms įvairiuose renginiuose, taip pat dalinė organizacijos darbuotojų darbo kontrolė. Norint gauti tokias pareigas, reikalingas specialus išsilavinimas (kursai, mokymo centras).

• Asmeninis vadovo padėjėjas. Ši pareiga laikoma garbinga. Toks asistentas turi užmegzti ryšius su vadovybe ir sukurti pasitikėjimo atmosferą. Norint atlikti pareigas, reikės žinių apie profesijos specifiką, biuro darbo pagrindus, atsparumą stresui ir pasitikėjimą savimi. Darbas dažniausiai susideda iš organizacinių ir administracinių problemų sprendimo.

Be šių profesijų, yra keletas specializacijų, turinčių siaurą specifiką.

• Raštininkas. Darbuotojas, tvarkantis dokumentaciją, išrašantis sąskaitas, registruojantis gaunamą ir siunčiamą korespondenciją, formuojantis archyvą.
• Sekretorė vertėja. Be pagrindinių pareigų, reikės aukšto lygio užsienio kalbų mokėjimo. Darbuotojas dalyvauja derybose su užsienio partneriais.
• Teismo sekretorius. Darbuotojas tarnauja teisme, tikrina žmonių dalyvavimą posėdžiuose, protokoluoja posėdį, surašo teisminius aktus, vykdo įvairius teisėjo pavedimus.
• Techninis sekretorius. Norint atlikti pareigas, reikia išmanyti „akląjį“ spausdinimo būdą, atsiliepti į telefono skambučius ir mokėti dirbti su biuro technika.

Papildomi būdingi šiuolaikinės profesijos bruožai yra šie:

• verslo korespondencija;
• didelis spausdinimo greitis „akluoju“ metodu – nežiūrint į klaviatūrą ir naudojant visus 10 pirštų;
• galimybė naudotis įvairia biuro įranga;
• gebėjimas tvarkyti dokumentaciją (korespondenciją, archyvą).

Profesijos pranašumai yra šie:

• nėra fizinio aktyvumo;
• yra galimybė įgyti svarbių bendravimo įgūdžių ir užmegzti naudingus ryšius;
• norint įsidarbinti nebūtina turėti specialybės;
• dirbti patogiomis sąlygomis;
• kai kuriais atvejais biuro įrangą galite naudoti asmeniniais tikslais (kopijuoklis, nuskaitymas);
• kartais galima derinti studijas ir darbą.

Kaip ir bet kuri kita profesija, sekretoriaus pareigos turi trūkumų:

• nuolatinis buvimas vadovybės akyse;
• kasdienė nepriekaištinga išvaizda (ypač svarbi didelėse įmonėse);
• panašios užduotys ir įprastinis darbas (dažnai būdingas mažoms organizacijoms);
• darbas dažnai būna įtemptas;
• asmeninių vadovų pavedimų, nesusijusių su darbu, vykdymas;
• retai pasitaiko galimybė save realizuoti;
• veikimo režimas gali būti nereguliarus.

Sekretoriaus tobulėjimo perspektyva dažnai kelia abejonių. Kai kurie vadovai neskuba prarasti gero darbuotojo ir perkelti jį į kitas pareigas.Kiti yra supratingi ir dažnai paaukštinami iki atsakingų, darbščių ir profesionalių darbuotojų.

Dokumentas, skirtas darbuotojo teisėms ir pareigoms reglamentuoti, yra pareigybės aprašymas, jis vienodai svarbus sekretorei ir vadovybei. Jame nurodytos abiejų darbo sutarties šalių teisės ir pareigos, todėl ją galima panaudoti kaip efektyvaus gamybos procesų koordinavimo įrankį.

Nėra vienos instrukcijos formos, todėl galite ją sudaryti naudodami paruoštą šabloną arba sukurti savo dokumentą. Rengiant dokumentą svarbu atsižvelgti į tai, kad kiekvienoje įmonėje sekretoriai atlieka skirtingas funkcijas, nepaisant to paties pagrindinio darbo.

Pareigybės aprašymas turėtų būti sudarytas atsižvelgiant į profesinį standartą ir apima šiuos pagrindinius skyrius.

• Bendrosios nuostatos.
• Funkcijos.
• Darbo pareigos.
• Teisės.
• Atsakomybė.

Be pagrindinių pareigų, pareigybės aprašyme leidžiama įvesti papildomų funkcijų, atsižvelgiant į specializaciją. Taigi raštininko, techninio sekretoriaus, karinio ar mokslinio sekretoriaus nurodymai turės panašias pagrindines sekretoriaus funkcijas, tačiau skirsis specializuotomis pareigomis, kurias reikės nurodyti dokumente.

Klasikine prasme pagrindinėms unifikuotoms sekretoriaus pareigoms galima priskirti šias funkcijas:

• užtikrina vadovo administracinę veiklą;
• veda dalykinę korespondenciją, įskaitant skambučius ir el.
• priima ir perskirsto korespondenciją, rengia ir siunčia atsakymus į gautus laiškus;
• renka ir apdoroja vadovui reikalingą informaciją, teikia biuro darbą;
• priima dokumentus iš darbuotojų tolimesniam perdavimui vadovybei pasirašyti ir peržiūrėti;
• rengia susirinkimus, pasitarimus ir pasitarimus, protokoluoja juos;
• perka kanceliarines ir kitas prekes, reikalingas sklandžiam biuro darbui užtikrinti;
• sprendžia organizacines darbuotojų ir lankytojų priėmimo užduotis;
• atlieka kitus su užimamomis pareigomis susijusius darbus.

Be to, pareigos gali tapti:

• pavedimų ir pavedimų vykdymo kontrolė;
• dokumentų skenavimas ir kopijavimas;
• terminų atšaukimas arba atidėjimas;
• bilietų ir viešbučio kambarių užsakymas;
• kelionių išlaidų ataskaitų rengimas;
• gėrimų ir skanėstų ruošimas svečiams.

Sekretorei darbe dažnai ir daug tenka bendrauti su įvairiais žmonėmis, todėl geras specialistas turi atitikti šiuos reikalavimus:

• tvarkingumas;
• tikslumas;
• geranoriškumas;
• kalbos kultūra;
• visuomeniškumas;
• blogų įpročių trūkumas.

Kadangi sekretorė yra įmonės „veidas“, maloni darbuotojo išvaizda yra esminis kriterijus. Čia svarbu pažymėti, kad kalbame apie stiliaus pojūtį ir skonio buvimą, o ne apie modelio išvaizdą. Moterys dažnai tampa sekretorėmis, nes laikomos lankstesnėmis, atsparesnėmis stresui ir gebančiomis sukurti jaukią atmosferą biure.

Sekretorės darbo specifika – reguliariai padėti vadovui vykdant verslą. Dėl šios priežasties tokios profesinės savybės yra nepaprastai svarbios:

• atsakomybė;
• punktualumas;
• dėmesingumas;
• darbštumas;
• mokomumas;
• organizacija.

Norint gauti sekretorės darbą, dažnai nereikia aukštojo išsilavinimo, visiškai tinka baigti specializuoti kursai. Pravers psichologijos, greitojo skaitymo ir stenografijos srityse įgytos žinios. Sekretoriaus profesijos pagrindines žinias galima įgyti specializuotose kolegijose. Tokie mokymai galimi baigusiems 9 ar 11 klasių mokyklą ir truks 1-3 metus, priklausomai nuo turimo vidurinio išsilavinimo.

Jei pasirinkimas nukrito į patikimą įmonę, svarbu įgyti specializuotą išsilavinimą. Pavyzdžiui, prie Rusijos Federacijos užsienio reikalų ministerijos yra mokymo centras, kuriame rengiami sekretoriai. Centre mokomasi kompiuterinio raštingumo, biuro darbo pagrindų, verslo etikos ir etiketo bei anglų kalbos. Kadangi šalies universitetai nesiūlo sekretoriaus darbo mokymo, kandidatai, turintys filologijos, komunikacijos, psichologijos ir kitų panašių sričių diplomus, turi pranašumą. Kai kurios įmonės rengia mokymus kandidatams, kuriuos yra pasirengusios įdarbinti.

Galite dirbti sekretore geros reputacijos organizacijoje, mažame versle ir vyriausybinėje įstaigoje, pavyzdžiui, mokykloje ar universitete. Šiandien beveik kiekvienam vadovui reikia sekretorių ar padėjėjų. Sekretorės pareigos apipintos įvairiais mitais – vieni kalba apie įdomios karjeros pradžią šioje profesijoje, kiti įrodinėja, kad paaukštinimo praktiškai nėra.

Tiesą sakant, karjeros pažanga labai priklauso nuo asmeninių savybių. Iniciatyvumas ir sunkus darbas padės pereiti į aukštesnes pareigas įmonėje, pavyzdžiui, iš pradžių vadovo padėjėju, o vėliau – vadovu. Tolesnė plėtra įmonėje bus paties specialisto rankose.

Karjeros pradžioje sunku tikėtis didelio atlyginimo. Darbdaviai paprastai siūlo darbuotojams be patirties 15 000-20 000 rublių atlyginimą. priklausomai nuo gyvenamojo regiono. Didžiuosiuose miestuose atlyginimai dažniausiai būna didesni. Vidutinis patyrusio darbuotojo atlyginimas yra 30 000–45 000 rublių. visoje Rusijoje. Aukštesnės kvalifikacijos specialistai, pavyzdžiui, asmeniniai vadovų padėjėjai ir asistentai, uždirba 60 000-80 000 rublių.