Verslo pokalbių tipai

Turite žinoti, kaip tinkamai vesti verslo pokalbį. Jis turėtų būti trumpas ir informatyvus. Verslo pokalbio metu daugiausiai svarstomi tokie klausimai kaip tolesnis bendradarbiavimas, užimtumas, įvairiausi sandoriai.

Visų pirma, dalykinis pokalbis – tai žodinis kontaktas tarp poros žmonių, ketinančių užmegzti, sustiprinti ar nutraukti verslo santykius. Antra, tai reiškia žodinį bendravimą tarp pašnekovų, turinčių įgaliojimus spręsti darbo, verslo problemas. Trečia, pokalbio pagalba rezultatas pasiekiamas greičiausiai.

Verslo pokalbis yra kalbinio bendravimo rūšis ir, skirtingai nuo kitų bendravimo būdų, tokių kaip susitikimas, verslo susirašinėjimas, pokalbiai telefonu, jis turi daug privalumų:

• Verslo pokalbis leidžia sutelkti dėmesį į pašnekovą ar jame dalyvaujančių žmonių grupę, vadinasi, yra orientuotas į asmenybę.
• Tiesioginis bendravimas vyksta abiem pusėms patogioje aplinkoje, tai leidžia greičiau ieškoti problemų sprendimo būdų.
• Taip pat atsipalaidavusi atmosfera sukuria palankesnes sąlygas užmegzti tvirtus asmeninius santykius, o tai darbo procese palengvina šalių bendravimą.
• Gera galimybė lankstesniam požiūriui į svarstomą temą.
• Sumažinus sugaištą laiką, nes pašnekovas į pasisakymus reaguoja iš karto, tai prisideda prie greito užsibrėžtų tikslų įgyvendinimo.
• Daug lengviau asmeniškai įtikinti pašnekovą savo teisingumu ir reikalaujamos pozicijos pagrįstumu, o tai lems jums naudingesnio pasiūlymo priėmimą.
• Vadovo kompetencijos lygis nuolat auga, nes atsižvelgiama į pastabas ir vertinimus iš kitos pusės.

Užduotys, kurios atliekamos vedant pokalbį, yra labai įvairios.

Verslo pokalbyje yra daug funkcijų, kurios yra būtinos deryboms. Jie apima:

• vienos srities darbuotojai gali akimirksniu aptarti aktualias problemas ir rasti jų sprendimą;
• būdami vienoje patalpoje, partneriai kartu ieško sprendimų, taip pat svarstomos įvairios idėjos, kaip judėti tikslo link;
• didelė tikimybė, kad bus sudaryti verslui naudingi sandoriai;
• koordinuojama einamoji verslo veikla, o tai lemia atliekamų užduočių kokybės kontrolę;
• dalykinius kontaktus lengva palaikyti tinkamu lygiu pokalbio metu, o ne susirašinėjimo metu;
• vyksta darbuotojų stimuliavimas per motyvacines idėjas aktyviai dalyvauti versle.

Verslo pokalbiai gali būti vedami trimis skirtingomis situacijomis: priimant naują darbuotoją, atleidžiant iš darbo arba mokantis pokalbio apie drausmės pažeidimus.

Darbo pokalbis vyksta klausimų ir atsakymų formatu, kuris labiau panašus į pokalbio vedimą. Svarbiausia yra gauti patikimą informaciją apie naują darbuotoją, kad būtų galima nustatyti jo profesines savybes.

Pagrindinės pokalbio užduotys kreipiantis dėl darbo:

• išsiaiškinti priežastį, kodėl žmogus ieško darbo;
• nustatyti jo kompetenciją reikiamoje darbo srityje;
• nustatyti jo silpnąsias ir stipriąsias puses, pagrindinius charakterio bruožus, galbūt temperamento ypatumus;
• sužinoti apie darbuotojo pasiekimus praeityje;
• paklausti, kokio atlyginimo jis tikisi;
• nustatyti, kokių nurodymų jis tikisi iš valdžios institucijų;
• nustatyti, kurie viršininkai jam yra geri ir veiksmingi.

Pokalbis atleidžiant darbuotoją iš darbo skirstomas į du tipus: atleidimas savo noru ir prievarta (dėl etatų mažinimo ir pan.).

Vykdant pirmojo tipo pokalbį, būtina:

1. Nurodykite tikrąją darbuotojo atleidimo priežastį.
2. Nustatykite, kas jį paskatino, kas lėmė tokį sprendimą (galbūt nepasitenkinimas gamybos procesu ar vadovo nedėmesingumas, pasipiktinimas kolegomis).
3. Sužinokite, kas jam netiko darbe ir atvirkščiai. Trečias etapas yra informatyviausias.

Tokio pokalbio būtinybė slypi pagrindinėje viršininkų užduotyje – pasirūpinti klaidų taisymu valdymo veikloje ir tai stebėti kiekviename gamybos lygyje.

Pokalbis su darbuotoju, kurį tenka atleisti iš darbo, specialioje užsienio literatūroje vadinamas „atsisveikinimo pokalbiu“. Tai vyksta skirtingai:

1. Pokalbis niekada neplanuojamas prieš savaitgalius ar šventes, nes tai gali sugadinti nuotaiką ir paveikti ne tik patį darbuotoją, bet ir jo šeimą bei artimuosius.
2. Pokalbis nevykdomas darbuotojo darbo vietoje, taip pat patalpoje, kurioje dirba daug žmonių, tai pavaldiniui užkrauna didelį emocinį krūvį, kuris gali turėti tam tikrų pasekmių.
3. Pokalbis tęsiasi 20 minučių, nes darbuotojas, išgirdęs nepalankią žinią, nėra emociškai nusiteikęs klausytis, kas jam sakoma, ir apmąstyti įvairius faktus, kuriuos vadovas bando perteikti, įsivelti į situaciją.
4. Viršininkai turi būti tikslūs ir korektiški, nes priešingu atveju darbuotoją gali aplenkti abejonės dėl išsakytų žodžių teisingumo, dėl ko kils ginčai ir sprendimų skundai. Ypač emocingi žmonės gali apsiverkti tiesiog vietoje.

Užsienio praktikoje yra speciali „reabilitacijos programa“ atleistiems. Praktikoje viršininkai ieško laisvų vietų kitoje įmonėje, kad savo jėgomis beviltiškas darbuotojas nepasiduotų. Taip pat manoma, kad ši programa naudinga norint išlaikyti atleistųjų autoritetą kolegų ir namų ūkių akyse.

Savo ruožtu drausminiai pokalbiai vyksta pažeidus kokias nors taisykles. Jie reikalauja iš vadovybės kritiško darbuotojo darbo įvertinimo. Todėl tokiam pokalbiui reikia:

1. Vadovas, siekdamas išvengti klaidingų situacijų, privalo gauti visą reikiamą informaciją apie darbuotoją ir jo pareigas. Darbuotojo charakteristika turi būti kuo tikslesnė ir išsamesnė.
2. Informacija turėtų būti teikiama paeiliui, nes gerai struktūrizuotas pokalbis padeda geriau suprasti pavaldinio problemą.
3. Galioja viena taisyklė: negalima kritikuoti nusikaltėlio asmenybės, dėmesys kreipiamas tik į neteisingai atliktą užduotį. Šis apibrėžimas turėtų būti taikomas visada.

Pagrindinė priemonė yra gebėjimas užduoti klausimus. Visada verta laikytis pagrindinių efektyvaus kalbinio bendravimo taisyklių:

• Norint pasiekti gerą rezultatą, ir sutrumpinti nereikalingo bendravimo laiką, būtina teisingai ir aiškiai užmegzti ryšį su jums suteiktu pašnekovu.
• Būtina atsižvelgti į tai, kokį darbą jis dirba, nustatyti jo oficialius įgaliojimus, užduoti klausimą dėl darbo zonos ribų, kad būtų tiksliai žinoma, už ką darbuotojas yra atsakingas.
• Visada reikia atsižvelgti į gyvenimišką ir darbo patirtį bei jo interesus už darbo sferos ribų, mąstymo procesą. Kiekvienas žmogus yra individualus, o tai reiškia, kad kiekvienam reikia savo požiūrio. Klišinių frazių metodas čia netiks, visada reikia galvoti.
• Su darbuotoju turi būti elgiamasi pagarbiai, nekreipiant dėmesio į jo galimus kalbos ar išorinius defektus.
• Pagrindinis dalykinio pokalbio tikslas – informacijos pateikimo procesas, jis turi būti organizuotas aiškiai pagal planą, nebijoti iškelti savo idėjų, paneigti pašnekovo argumentus, parinkti teisingą argumentaciją, tiksliai suformuluoti savo teiginius, nepilti vandens. Atminkite, kad sprendimas visada įvyksta po diskusijos.

• Jei stengsitės geriau suprasti iškilusios problemos pobūdį, tuomet galėsite išvengti ilgų ir nereikalingų pokalbių „aplink ir aplink“, tai padės stipriau paveikti dalykiniame pokalbyje dalyvaujantį asmenį ar žmonių grupę.
• Teisingas problemos pristatymas ir formulavimas atves prie vertinimų, kurie gali paskatinti pašnekovą išreikšti savo požiūrį į problemą arba motyvuoti ieškoti sprendimų, išlaisvinti, priversti iškelti idėją. Klasifikacija turi būti aiški.
• Teisingas dialogo organizavimas padės geriau suprasti priešininką, padės išvengti aklavietės ar situacijų, kurios gali supykdyti, erzinti, erzinti. Tai padės išlaikyti geriausią pokalbio atmosferą ir paliks malonų įspūdį po to.

Akivaizdu, kad pasiruošimo pokalbiui taisyklės gali skirtis ir nė vienos iš jų negalima pavadinti neklystančia. Viskas priklauso nuo besivystančios situacijos. Tačiau bus naudinga atkreipti dėmesį į šias paruošimo galimybes:

• iš pradžių tai apima pokalbio plano sudarymą;
• tada gautos medžiagos rinkimas ir apdorojimas, siekiant padidinti kompetenciją sprendžiant pagrindinį klausimą;
• Jūs visada turite teisę redaguoti turimą informaciją, nes tam yra sugalvoti dalykiniai pokalbiai.

Tinkamos vietos pasirinkimas pokalbiui tikrai gali turėti įtakos pokalbio rezultatams. Yra keletas būdų, kurie skiriasi priklausomai nuo situacijos. Asmuo, kuris nėra jūsų įmonės darbuotojas, gali būti pakviestas į pokalbį ne biuro pastate.

Kitas pavyzdys: susitikimas pašnekovo biure, paprastai tai vadinamas specialiu kambariu. Jis turi būti aprūpintas viskuo, ko reikia. Aplinka aplink jus ir jūsų pašnekovą turėtų būti kuo patogesnė, pagrindinis veiksnys – ramybė.

Atjunkite visus telefonus. Įspėkite kolegas, sekretorę apie numatomą susitikimą, nes nepažįstami žmonės, nereikalingi skambučiai tiesiog erzina, tai gali trukdyti įgyvendinti užsibrėžtas užduotis, tiesiog trukdyti procesui.

Yra keletas „numatytųjų“ taisyklių, kurios subtiliai, bet gali reikšmingai paveikti dalykinio pokalbio rezultatą. Naudojami metodai dažnai duoda teigiamų rezultatų. Pokalbio metu būtina taikyti pagrindinius partnerių elgesio modelius. Struktūriniai verslo principai taip pat padės kilti įmonės laiptais.

Nebūtina susitikti su darbuotojais darbo vietoje. Susitikimo vieta gali būti restoranas, kavinė, klubas ir net namas. Tikslas, kurio reikia siekti, yra komfortas. Būtent komfortas padeda pasiekti geriausią rezultatą. Tačiau neturėtumėte per daug įsimylėti, jei situacija atrodo labiau „intymi“, tai gali sukelti priešingą rezultatą.

Laikas, kada nuspręsite pradėti dalykinį pokalbį, yra labai svarbus momentas. Tik pagalvoję apie šį klausimą, turėtumėte susitarti dėl susitikimo. Tai padės jums ir sužais į jūsų rankas, jei, žinoma, norėsite iniciatyvą perkelti į savo pusę, o pati situacija bus lengviau valdoma.

Apsisprendę dėl vietos ir laiko, turite išsikelti sau tam tikrus tikslus, kurių ketinate ar norite pasiekti, tada sukurti strategiją, kurios vadovausitės, o tada suformuluoti pokalbio struktūrą. Taip pat svarbu atsižvelgti į dalyvių vietą. Pagrindinė technologija yra ta, kad jūs turite žiūrėti į pašnekovą tiesiogiai ir tame pačiame lygyje.

Faktai, kurie prisideda prie verslo pokalbio sėkmės. Visų pirma, tai turėtų apimti profesionalumą, juk būtent kompetencija pasirinktoje srityje ir aiškus problemos matymas padės atleisti ir greitai susidoroti su užduotimis bei pasiekti reikiamą tikslą.

• Nuolatinis susitelkimas į rezultatą bus jūsų privalumas, tik tiesioginis tikslo siekimas veda į jo pasiekimą, niekas nepasikeis, jei ir toliau gulėsite ant sofos.
• Ritmas, būtina aiškiai išdėstyti užduotis ir tikslus, kad būtų aiškiai laikomasi plano.
• Samprotavimo turtingumas sukurs įspūdį, kad esate labiausiai besidomintis žmogus, ir gausite „pyragų“.
• Tačiau nereikėtų pamiršti apie informacijos perteikimo sistemą, nors šiek tiek humoro vis tiek tiks.
• Nebijokite, jei pokalbis iš karto nesiklosto sklandžiai, dažnai nesėkmės priežastis slypi ne tik jumyse, bet ir pašnekovo nuotaikoje.
• Labai svarbu, kaip pateikiate informaciją. Visada reikia pasirinkti tinkamus žodžius. Argumentai turi būti tvirti. Nuotaika maloni. Balsu jaučiamas pasitikėjimas.

• Pokalbyje reikėtų vengti ginčų ir nereikalingos įtampos. Pirmiausia ramiai įvertinkite situaciją, stenkitės nukreipti pokalbį tinkama linkme, naudodami aiškinamuosius klausimus. Vardan tikslo neturėtumėte rodyti nepasitikėjimo savimi ar neapsaugotumo – įtikinti ar perkalbėti pašnekovą.
• Nevaržomi kategoriški vertinimai sugadins pokalbio esmę, to nereikėtų pamiršti. Žmonės dažnai negali susitarti, nes „kiek žmonių – tiek nuomonių“. Raskite kompromisą – tai visada buvo geriausias būdas išspręsti nepaprastus klausimus ir problemas.
• Jei turite atsakyti į iškeltus prieštaravimus, pirmiausia pasistenkite laimėti laiko ir leiskite pašnekovui savarankiškai atsakyti į savo klausimus, o galbūt ir paneigti.
• tam tinka netiesioginis problemos atmetimas, išklausant keletą prieštaravimų, norint suvokti pagrindinį dalyką, reikia toliau kalbėti ramiu tonu, o formuluotę sušvelninti, jei atsakymas nelaukia;
• asmeninis šališkumas ir sprendimai jums nepadės;

• nereikėtų skubėti daryti išvadų, nes faktas ir nuomonė skiriasi;
• tais atvejais, kai pašnekovas bando jus „išprovokuoti“ ryškiu pasipūtimu ir bando ginčytis, turėtumėte užimti „laukimo“ poziciją ir palaukti, kol jis pats pateks į aklavietę;
• nepamirškite: sprendimas visada turi sekti diskusiją, antraip pašnekovas gali jus kritikuoti arba sutikti su viskuo, kas neduos gero rezultato.

Tinkamai suplanuotas pokalbis yra jūsų ištikimas padėjėjas. Norėdami tai padaryti, turite iš anksto pasiruošti pokalbiui, nustatyti susitikimo vietą ir laiką, paruošti teisingą kontaktą su pašnekovu, teisingai suformuluoti problemos teiginį, pasirinkti teisingą argumentaciją ar pašnekovo argumentų paneigimą, išanalizuoti alternatyvius išėjimo variantus, pasirinkti optimalų sprendimą, sutvarkyti sutartį, teisingai atsisveikinti.

Pokalbio pabaigoje turėtumėte išanalizuoti savo bendravimo taktiką, taip pat pokalbio rezultatą.

Darbuotojų samdymas reikalauja iš vadovo tam tikrų pastangų, žinių ir patirties. Apie verslo pokalbio vedimo pokalbio metu subtilybes skaitykite toliau.