Verslo etiketas ir etika

Dabartinė verslo realybė yra tokia, kad tik 15% vidutinių ir didelių verslininkų, siekiančių sustiprinti savo pozicijas rinkoje, tikslą pasiekia. Būtent dėl ​​šios priežasties verslo etiketo aktualumas daugėja, nes jo normų nesilaikymas dėl daugelio kitų priežasčių dažnai nutrūksta naudingų verslo santykių.

Plačiuoju aiškinimu etika – tai visuma bendrų nuostatų, skirtų socialiniams santykiams reguliuoti. Atitinkamai verslo etika sprendžia klausimus, susijusius su priimta tvarka ir sąveikos stiliumi verslo srityje.

Verslo santykių etinių aspektų detalės yra verslo etiketas, įskaitant, pavyzdžiui, derybų tvarką, įmonės elgesio taisykles, verslo tradicijas ir ritualus, pavaldumo elementus, bendravimo ir rašymo manieras ir stilius, taip pat korektiškumas bendraujant su partneriais ir verslo kolegomis.

Etikos ir etiketo, kaip neatskiriamos jos dalies, svarba slypi tame, kad dėl ilgalaikės praktikos atsiradusi reguliavimo bazė labai supaprastina komunikaciją, sukuria suprantamą ir viešai prieinamą verslo sferoje kontekstą, leidžiantį teisingai pasiekti tikslus ir žymiai sutaupyti laiko.

Kitaip tariant, kalbame apie specialų verslo problemų sprendimo algoritmą, kuris leidžia racionaliai ir be konfliktų išsikelti ir sėkmingai pasiekti norimus verslo tikslus. Šio algoritmo išmanymo lygis leidžia daryti tiesiogines išvadas apie verslo partnerio ar oponento profesionalumo laipsnį verslo ginče.

Šiame kontekste svarbu laikytis šių pagrindinių principų:

• punktualumas visur ir visame kame;
• informacijos saugumo laikymasis;
• sveiko proto altruizmas;
• palankus verslo aplinką atitinkantis įvaizdis;
• Taisyklinga žodinė ir rašytinė kalba;
• dalykinės kalbos kultūros taisyklių laikymasis.

Verslo korespondencijos tipai yra įvairūs ir, laikantis tam tikro susitarimo, gali būti suskirstyti į du pagrindinius tipus:

• tarpvalstybinis - tarp valstybinių organizacijų, užsienio atstovybių ir pareigūnų (įvairios notos, memorandumai ir kitos formos) - diplomatinių santykių elementai;
• komercinis - pusiau oficialaus statuso raštai, naudojami verslo santykių tarp įstaigų ir organizacijų srityje.

Tarnybinio laiško rašymo stilius, nepaisant kalbinių ir kai kurių tradicinių skirtumų, turi tam tikrą bendrą pagrindą ir nusistovėjusios praktikos parengtą gairių grupę. Pavyzdžiui, kai kurie protokolo reikalavimai, nulemti siuntėjo ir adresato rangų padėties, yra pagrįsti pradiniais abipusės pagarbos ir teisingumo nustatymais. Todėl, nepaisant dokumento tipo, struktūriškai jame būtinai turi būti šie elementai:

• apeliacinis skundas (oficialus adresato statusas);
• komplimentas (mandagi laiško pabaiga);
• parašas;
• data (pranešimo parašymo diena, mėnuo, metai ir vieta);
• siuntėjo adresas (pavardė, darbo statusas, adresas rašomi 1 laiško lapo viršuje arba apačioje).

Be to, yra keletas nuostatų, tiesiogiai susijusių su raidėmis:

• verslo laiškai išdėstomi ant blankų arba popieriaus lapų tik priekinėje pusėje;
• puslapiai numeruojami arabiškais skaitmenimis;
• pranešimai užpildyti spausdintu tekstu;
• dokumento teksto trynimai ir taisymai yra nepriimtini;
• dokumentas sulankstytas su tekstu į vidų;
• atsakymo į laišką laukimo laikas ne ilgesnis kaip dešimt dienų.

Verslo žinutė turi turėti ryškią tikslinę orientaciją ir turėti vieną klausimą, o visa teksto prasmė turi visiškai ir visiškai atitikti jos turinį, nesvarbu, ar tai būtų pasiūlymas dėl sandorio, komercinis prašymas ar tiesiog svarbi informacija.

Verslo pranešimų klasifikacija yra įvairi ir priklauso nuo jų funkcinės ir tikslinės orientacijos. Pavyzdžiui, raidės yra:

• pranešti;
• panašus;
• kvietimai;
• informacijos peržiūros;
• užsakymai;
• palyda;
• kitų tipų.

Komerciniame susirašinėjime tipiškiausi:

• prašymai;
• pasiūlymai;
• užsakymai;
• skundų;
• garantinius raštus.

Kaip viena iš dalykinio bendravimo formų, griežtąja apibrėžimo prasme laiškai skirstomi į 2 tipus – dalykinius ir privačius-tarnybinius.

Verslas apima korespondenciją, cirkuliuojančią tarp organizacijų ir įstaigų. Privatus – tarnybinis laiškas – tai žinutė, kurią įstaigai siunčia privatus asmuo arba, atvirkščiai, įstaiga – privatus asmuo.

Yra keletas verslo susirašinėjimo taisyklių.

• Laiškas turėtų paskatinti gavėjo verslo susidomėjimo atsiradimą, aiškiai ir remiantis įtikinamais įrodymais, parodyti partnerystės naudą ir partnerystės nutraukimo netikslingumą. Tekstas turi būti skatinantis, motyvuojantis bendradarbiauti.
• Per didelės asmeninės emocijos verslo laiške nėra geriausias būdas įrodyti savo bylą ir išspręsti problemą.
• Kad neperkrautumėte ir neužsikimštumėte laiško teksto, reikėtų vengti vaizdingų palyginimų, metaforų, alegorijų ir hiperbolių.
• Norint aiškiai ir glaustai pristatyti temą, geriau naudoti paprastus sakinius, vengti detalių ir pernelyg detalių. Pagrindinė pranešimo idėja turėtų būti paremta itin aktualiais argumentais, kurie dažniausiai pateikiami laiško prieduose (schemos, grafikai, skaitmeniniai duomenys).
• Tekste turi būti paryškintos pastraipos, kurių kiekviena, reprezentuojanti savarankišką mintį, prasideda nauja eilute.

• Verslo žinutėje neturėtumėte vartoti aprašomųjų būdvardžių, nereikalingų paaiškinimų ir detalių. Rašymo pabaigoje patartina patikrinti dokumentą ir pašalinti frazes, kurios neturi tikrojo semantinio turinio.
• Raštingumas yra pagrindinis teksto elementas. Rašybos ir kitų klaidų buvimas pranešime yra nepriimtinas.
• Būtina nurodyti laiško temą. Dokumentuose tema turėtų būti atspindėta trumpai ir glaustai, tai sutaupo laiko skaitymui ir teigiamai charakterizuoja siuntėją. Jei laiškas išsiųstas el. paštu ir jame yra ypač svarbi informacija, turėtumėte jį pateikti su specialia elektroninėje tarnyboje esančia „vėliava“.
• Gerą teksto skaitomumą užtikrina Arial arba Times New Roman šriftai su vidutinio dydžio šriftu. Jei reikia, leidžiamos kursyvu arba paryškintos pagrindinės idėjos.

• Tekste naudinga naudoti paantraštes (3-4), kurios leidžia lengviau suprasti pateiktą tekstą.
• Sąrašus, sąrašus ir sąrašus geriausia sudaryti naudojant specialius žymeklius.
• Įmonės šablonas (diagrama) yra puikus verslo komunikacijos efektyvumo ir objektyvumo rodiklis. Tai ypač tinka korporatyviniu aspektu, nes leidžia išsiskirti palankioje šviesoje ir gerbti reikalaujamą formalumą.

Tipiška verslo žinutės struktūra. Tradiciškai jį sudaro:

• įvadas;
• pagrindinė dalis;
• išvada.

Įvade apibendrintas laiško tikslas. Pagrindinėje dalyje aprašoma klausimo esmė. Pabaigoje pageidautina apibendrinti pagrindinės dalies turinį, pavyzdžiui, išvadų forma. „Postscripts“ ir įvairių rūšių išnašos yra nepageidaujamos.

Apibendrinant galima pasakyti, kad frazės, primenančios manipuliacijas forma, yra netinkamos, pavyzdžiui: „Tikiuosi abipusiai naudingos partnerystės“ ir pan. Verslo laiške geriau atsisveikinti paprastomis frazėmis – „Pagarbiai“, „Su geriausiais linkėjimais“ ir pan.

Pranešimo apačioje nurodomas vardas, pavardė, pareigų statusas, įmonės pavadinimas ir parašas. Taip pat nurodyti kontaktiniai telefonai.

Lentelės ir grafikai pridedami kaip atskiras failas (paketas), tai nurodant laiško pabaigoje. Jei yra priedų grupė, pateikiamas jų sąrašas su pavadinimais.

Santrumpas ir specialias santrumpas galite naudoti tik tuo atveju, jei esate tikri, kad gavėjas juos tikrai supras.

Kad tekstas būtų logiškesnis ir verslo žodyno nuoseklumas, kaip rišikliai naudojami šie kalbos modeliai:

• dėl šios priežasties;
• remiantis tuo, kas išdėstyta pirmiau;
• dėl to;
• pagal duomenis;
• Remiantis tuo;
• Atsižvelgiant į;
• kitas.

Virtualioje erdvėje verslo sąveika, miniatiūriškai reprezentuojanti bendravimą, yra specifinė ir ne mažiau reikalaujanti laikytis atitinkamų etiketo taisyklių. Kompetentingas darbas su raštu, pagal praktiką, apima šių pastabų dėl apimties, kalbos normų, struktūros ir formato įgyvendinimą.

• Temos formulė turi visiškai tiksliai atitikti tekste nurodytą temą. Tai leidžia greitai suderinti skaitytoją su norima verslo nuotaika.
• Optimali elektroniniu paštu siunčiamo dokumento apimtis telpa į „vieną ekraną“, o didžiausia teksto apimtis – vienas lapas A4 formato.
• Optimalus priedų dydis yra ne didesnis kaip 3 MB.
• Siųstus failus rekomenduojama „supakuoti“ į standartinius Zip arba Rar kodavimo archyvus. Kiti dažnai užblokuojami perkėlimo metu.
• Hipersaitai turi būti standartiniai (mėlyna, pabraukta žemiau).
• Atsakymas adresatui turi būti dedamas viršuje, laiško pradžioje, o ne apačioje. Tai išgelbės rašiklio partnerį nuo nereikalingo ir priverstinio ankstesnio teksto slinkimo.

• Būtina kuo geriau vartoti partneriui suprantamą laiško kalbą. Profesionalumo, vidinio įmonės žodyno, žargono posakių ir santrumpų vartojimo (ypač išoriniame susirašinėjime) tinkamumo žinutėje klausimas sprendžiamas atskirai, atsižvelgiant į susirašinėjimo partnerių kontekstą ir savybes.
• Svarbu informuoti partnerį apie jo žinutės gavimą – tai gerų manierų ženklas ir dalykinio etiketo dalis, demonstruojanti pagarbą jam.
• Atsakymas turi būti kuo greitesnis. Jei dėl kokių nors priežasčių nepavyksta greitai atsakyti, tuomet reikia informuoti partnerį apie jo laiško gavimą ir nurodyti atsakymo laiką. Etiška ir patogi pauzė prieš atsakant yra 48 valandos nuo pranešimo gavimo. Praėjus šiam laikui, asmuo dažniausiai mano, kad pranešimas buvo prarastas arba ignoruojamas. Pernelyg didelė susirašinėjimo pauzė dažnai siejama su rizika prarasti partnerį ir versle interpretuojama kaip etikos normų pažeidimas.
• Laiško pabaigoje turėtumėte nurodyti kontaktinę informaciją, kuri nurodyta visuose laiškuose be išimties, nepaisant siuntimo tvarkos.
• Perkėlimo metu svarbu atkreipti ypatingą dėmesį į privatumo klausimus.

Daugiau informacijos apie verslo susirašinėjimo etiką rasite kitame vaizdo įraše.