Biuro vadovas: kas jis yra ir ką jis veikia?

Šiuolaikiniame versle nė viena biurą turinti įmonė neapsieina be biuro vadovo darbo. Šios pareigos apima organizacijos biuro darbo eigos administravimą ir valdymą.

Iš esmės biuro vadovas yra ta informatyvi ir vedanti grandis, kur susilieja ir išsprendžiami visi įmonės darbo momentai. Jis bendrauja tarp vadovo ir pavaldinių, informuoja eilinius darbuotojus apie vadovo pasirašytus dokumentus, bendrauja su įmonės klientais, stebi susirašinėjimą, stebi įmonės veiklą ir aprūpina biurą kabinetu, vykdo tiesioginius direktoriaus ir jo pavaduotojų nurodymus. .

Biuro vadovas – tai darbuotojas, kuris suteikia visam biurui visavertę darbo eigą. Profesijos aprašymas padės geriau suprasti darbo esmę.

Pagal mėlynojo apykaklės profesijų ir darbuotojų pareigybių klasifikatorių biuro vadovo profesija ir jo pareigos labai skiriasi nuo sekretoriaus profesijos. Biuro vadovas – tai visų pirma įmonės biuro patalpų organizatorius, vadovas ir administratorius viename asmenyje. Sekretoriaus profesija reiškia jo pavaldumą konkrečiam asmeniui (direktoriui, direktoriaus pavaduotojams, aukščiausio lygio vadovams) ir tik jo reikalų tvarkymą.

Biuro vadovas kontroliuoja visą einamąjį biuro darbą, daugiausia popierizmą. Monitoriai nepertraukiamai biuro įrangos darbas, aprūpina įmonės darbuotojais Raštinės reikmenys, laiku atkreipia darbuotojų dėmesį į biure esančius įsakymus, įsakymus ir pranešimus, kuriuos išduoda vadovas, priima įeinančius telefono skambučius, esant reikalui, veda direktoriaus susitikimų ir išvykų kalendorių. Šiuo atveju laisva darbo vieta vadinama „biuro vadovu, atliekančiu sekretoriaus funkcijas“.

Kadangi biuro vadovo darbas apima organizacinius, informacinius ir administracinius veiksmus, jo darbo pareigos apima tam tikras funkcines užduotis. Būtent čia ir slypi biuro vadovo užimtumas ir veiklos esmė, kuris privalo:

• paruošti biuro darbą naujai darbo dienai: patikrinti telefonų, kompiuterių ir biuro įrangos veikimą, eksploatacinių medžiagų (popieriaus, pripildytų spausdintuvų kasečių) prieinamumą;
• kontroliuoti, palaikyti švarą biuro patalpose, sanitarinių normų laikymasis (pilnas apšvietimas, vėdinimas, temperatūros sąlygos patalpose), tikrinti split sistemų veikimą;
• laiku įsigyti raštinės reikmenis ir laiku aprūpinti juos biuro darbuotojais;
• užsisakyti geriamojo vandens, plovikliai, tualetinis popierius, servetėlės;
• valdyti esamą dokumentų srautą: rengti reikalingus dokumentus, ataskaitas, darbo medžiagą, reikalingą visaverčiam biuro darbui, spręsti kitus darbo momentus ir užduotis;
• kasdien stebėti vairuotojo ir kurjerio darbą;
• pagal vadovo nurodymus, biuro vadovas atsako už pareigų paskirstymą tarp darbuotojų, nustato jiems užduotis, atkreipia jų dėmesį į būtiną darbinę informaciją, nustato jų atsakomybės lygį, analizuoja rezultato efektyvumą;
• apskaičiuoti ir įvertinti mėnesines finansines išlaidas biuro priežiūrai, stebi jos įgyvendinimą;
• turėti laiko apskaitos žiniaraštį, kiekvieno darbuotojo dirbtų dienų ir valandų skaičių per kalendorinį mėnesį, laiku perduoti darbo laiko apskaitos žiniaraštį buhalterijai darbo užmokesčiui apmokėti;
• stebėti darbo drausmės laikymąsi: apie pavėlavimą, ankstyvą išėjimą iš darbo, darbuotojų pravaikštas, pranešti įmonės vadovybei, vesti pažeidimų ir aprangos kodo nesilaikymo apskaitą;
• organizuoti susitikimus, registruotis ir padėti lankytojams išspręsti jų klausimus.

Pagrindinės biuro vadovo kompetencijos apima derybų, susitikimų, susitikimų ruošimą ir vedimą:

• jis turi paruošti visas reikalingas medžiagas, užtikrina visų suinteresuotų asmenų dalyvavimą renginiuose, protokoluoja susirinkimą;
• susirašinėti su įmonės klientais ir partneriais, siųsti medžiagas;
• darbas su gaunama ir siunčiama biuro korespondencija, užregistruoti, užsiimti siuntimu;
• teikti pagalbą ir pagalbą darbuotojams sprendžiant konfliktines ir ginčytinas situacijas;
• koordinuoti biuro darbą darbo dienos pabaigoje patikrinti biuro įrangą, apšvietimą, split sistemas, kondicionierius, ar jie nėra atjungę nuo elektros tinklo;
• kai kuriais atvejais biuro vadovas yra atsakingas už naujų darbuotojų paiešką ir įdarbinimą (specialiose svetainėse talpina informaciją apie reikalingas laisvas darbo vietas, peržiūri gyvenimo aprašymą, iš anksto atrenka kandidatus, veda pokalbį);
• raštu arba telefonu informuoja potencialius klientus apie prekių ir paslaugų savikainą pagal kainoraštį;
• konsultuoja dėl įmonės padalinių buvimo vietos, jų funkcijos;
• palaiko klientų bazę įmonės;
• atlieka aikštelės priežiūros pareigas, talpina skelbimus apie prekes ir paslaugas, užsako suvenyrus, spausdina, platina informacinę medžiagą.

Norėdami tapti biuro vadovu, kandidatas turi turėti pagrindinius darbui atlikti reikalingus įgūdžius, taip pat turėti tam tikrų asmeninių ir profesinių savybių.

Asmeninės žmogaus savybės yra biologiniai ir socialiniai komponentai, sudarantys jo asmenybę. Biologiniai komponentai žmogus gauna iš gamtos, savo tėvų ir protėvių tam tikro genų rinkinio pavidalu. Socialinis komponentas – tai socialinė aplinka, kurioje žmogus augo ir buvo auklėjamas.

Abu šie komponentai formuoja charakterį ir asmenybę, suteikdami asmeniui tam tikrų savybių, tiek gerų, tiek neigiamų. Sujungę visus žmogaus asmenybės bruožus, galite gauti objektyvų, patikimą psichologinį portretą.

Teigiamos asmenybės savybės apima tokius charakterio bruožus kaip:

• sąžiningumas;
• atkaklumas siekiant užsibrėžto tikslo;
• dėmesingumas;
• savidisciplina;
• atsakingumas ir organizuotumas;
• sunkus darbas, atkaklumas;
• vidinis kilnumas;
• objektyvumas;
• komunikabilumas, mandagumas, draugiškas požiūris į žmones;
• santūrumas, atsidavimas, dėmesingumas, punktualumas;
• nekonfliktiškumas, gebėjimas spręsti prieštaringas situacijas tarp darbuotojų, optimizmas ir pozityvumas visame kame;
• greitumas, greitas protas, paslaugumas;
• aktyvumas, ambicijos.

Už kiekvieno iš šių asmenybės bruožų slypi psichologinis ir emocinis žmogaus auklėjimas, jo paveldimumas, socialinė aplinka, kurioje jis augo.

Neigiamos asmenybės savybės apima:

• surinkimo trūkumas, neatidumas;
• depresinis požiūris į gyvenimą, optimizmo stoka;
• nesugebėjimas laiku surinkti minčių ir nuosekliai spręsti pavestas užduotis;
• agresyvus charakteris;
• polinkis į apkalbas ir intrigas.

Asmens verslo savybės yra jo sugebėjimas atlikti tam tikras darbo užduotis ir funkcijas.

Pagal dalykines savybes galima spręsti, kaip efektyviai pretendentas sugebės organizuoti savo darbo procesą, kaip gerai atliks savo darbo pareigas. Norėdami sėkmingai valdyti biurą, pareiškėjas, be žinių ir įgūdžių, turi turėti tam tikrų verslo savybių, įskaitant:

• išsilavinimas, įgūdžių lygis;
• darbo patirtis;
• greitas mokymasis, prisitaikymas prie naujų sąlygų;
• reiklumas sau ir kitiems;
• gebėjimas dirbti daugiafunkcinėje aplinkoje, vienu metu spręsti kelis klausimus vienu metu;
• analitinis mąstymas, gebėjimas mąstyti lanksčiai ir neribotai, daryti teisingas išvadas, apibendrinti;
• verslo sumanumas;
• Vadovavimo įgūdžiai;
• noras dirbti viršvalandžius;
• oratoriniai įgūdžiai, diplomatijos ir įtikinėjimo įgūdžiai;
• dalykinio bendravimo įgūdžiai.

Žmogaus profesinės savybės – tai asmeninių ir dalykinių savybių derinys, plius visi tie įgūdžiai, kuriuos jis įgijo per savo karjerą. Savo profesinėje veikloje biuro vadovas privalo:

• turėti tam tikrų žinių, įgūdžiai ir gebėjimai šioje srityje biuro valdymas;
• profesionaliai pritaikyti savo žinias ir įgūdžius praktikoje;
• mokėti dirbti su dokumentais, išmanyti dokumentų srauto organizavimo principus, archyvo kūrimo taisykles;
• būti pasitikinčiu kompiuterio vartotoju ir kita biuro įranga;
• gerai išmanyti darbo eigos procesą, dirbti su gaunamu ir siunčiamu paštu, išmanyti jo registravimo taisykles, operatyviai nešti vadovo nutarimus į struktūrinius padalinius, stebėti įmonės darbuotojų pasirašytų dokumentų įforminimo terminus, siųsti siunčiamą korespondenciją paštu ar per kurjerį;
• turėti administracinių valdymo įgūdžių;
• mokėti greitai spausdinti, išmanyti tam tikrų dokumentų (įsakymų, įsakymų, nurodymų, potvarkių) surašymo principus ir taisykles;
• nedelsiant atsikratyti naudingų žinių (avarinių tarnybų kontaktai, elektrikas, santechnikas, pietų pristatymo tarnyba);
• mokėti užsienio kalbas (ne visada), nors kai kuriose įmonėse tam tikros užsienio kalbos mokėjimas yra pagrindinė kandidato sąlyga, o šiuo atveju biuro vadovas turi laisvai kalbėti, skaityti ir rašyti užsienio kalba;
• mokėti kompetentingai kalbėti ir rašyti, reikšti savo mintis gera literatūrine kalba;
• savo verslo etiketo įgūdžiai.

Ne vienoje aukštojoje mokykloje mokoma biuro vadovo profesijos. Mokytis ir gauti profesinio mokymo diplomą ar pažymėjimą galite biudžetiniuose ar privačiuose mokymo centruose, kolegijose.

Didelėse įmonėse šiose pareigose specialistą norima matyti tik su aukštuoju išsilavinimu, mažos įmonės šioms pareigoms gali samdyti darbuotoją, turintį vidurinį arba specializuotą vidurinį išsilavinimą.

Pagrindinis dalykas, į kurį bet kuris darbdavys atkreipia dėmesį, yra darbo patirtis šiose pareigose, darbo kompiuteriu lygis, biuro technikos išmanymas ir gebėjimas ją dirbti, biuro darbo ir archyvavimo pagrindų išmanymas, Užsienio kalbų mokėjimas.

Norint teisingai parašyti CV ir užimti trokštamą poziciją, jums reikia išsamiai, bet sąžiningai nurodykite visą informaciją apie save: asmeninės, profesinės, dalykinės savybės, darbo patirtis panašiose pareigose, išsilavinimo lygis.

Tikėtino atlyginimo dydis leis darbdaviui aiškiai suprasti, ką jis gali pasiūlyti ir į ką kandidatas pretenduoja.

Nesuteikti melagingos informacijos apie darbo patirtį, išsilavinimą - visa tai galima nesunkiai patikrinti, tokiu atveju laisva vieta pretendentui taps neprieinama, jo tiesiog bus atsisakyta.

Nuotrauka yra teigiamas momentas kandidatui, darbdavys turi žinoti, kieno gyvenimo aprašymas yra svarstomas. Biuro vadovas – įmonės veidas, o kas jai atstovaus – neabejingas ir darbdaviui.

Būtinai nurodykite savo išsilavinimo lygį, dažnai darbdavį šiai pareigai paima specialistas, turintis aukštąjį ekonominį, teisinį, psichologinį ar filologinį išsilavinimą.

Tokia informacija bus naudinga darbdaviui.

Rašydami CV, laikykitės jo struktūros:

• Asmeninė informacija - vardas, amžius, kontaktai;
• Asmeninis - skiltis yra neprivaloma, tačiau geriau ją užpildyti;
• pagrindinių įgūdžių ir gebėjimų - nurodykite, kokias biuro programas turite, surašykite visus kvalifikacijos kėlimo kursus, seminarus, mokymus, kitus papildomus mokymus, kuriuos baigėte;
• darbo patirtis - chronologine tvarka surašykite visas savo praktikas, stažuotes, įgyvendintus projektus, savanorių programas, nurodykite įmones, kuriose dirbote anksčiau, išsilavinimą ir mokymus (atspindėkite visas mokymo programas ir kryptis, kurias baigėte);
• rekomendacijas - šioje skiltyje nurodykite asmenų, galinčių jus rekomenduoti naujam darbdaviui, vardus ir kontaktus bei pateikti teigiamą atsiliepimą apie jus.

Jeigu į biuro vadovo pareigas pretenduoja darbo patirties neturintis pretendentas, geriau šios skilties į CV apskritai neįtraukti. Nereikia darbdaviui rodyti žinių ir įgūdžių trūkumo. Tokiu atveju geriau apibūdinkite savo asmenines ir verslo savybes, kokį išsilavinimą turite pagrindinį ir papildomą (seminarai, mokymai).

Kaip darbo patirtį galite nurodyti gamybinę praktiką, ikidiplominę stažuotę, konkrečių renginių organizavimo įgūdžius, dalyvavimą olimpiadose, konferencijose, konkursuose, visokius testus. Jei turite laimėjimų ir sėkmių, tiesiogiai susijusių su būsimu darbu, būtinai nurodykite šią informaciją savo gyvenimo aprašyme.